Hlavná Začiatok 10 nezmyselných fráz, ktoré neustále zahrnujete do e-mailov

10 nezmyselných fráz, ktoré neustále zahrnujete do e-mailov

Váš Horoskop Na Zajtra

E-maily sú v dnešnom svete menou obchodnej komunikácie. Aj keď medzi vysielačmi a prijímačmi existujú obrazovky a vodiče, je stále dôležité dodržiavať správnu zdvorilosť a etiketu. Túlanie sa ďalej alebo opakovanie irelevantných fráz je rovnako zlé ako slovné chrlenie nezmyslov pred klientmi alebo manažérmi. Zlepšenie vašich komunikačných schopností týmto spôsobom je nevyhnutné, ak chcete uspieť v podnikaní.

Každý deň sa pošle viac ako 100 miliárd e-mailov a priemerný čas strávený čítaním každého z nich je 15-20 sekúnd. Snažte sa to skrátiť, najmä preto, že 65 percent všetkých e-mailov sa otvára najskôr na menšej mobilnej obrazovke. Jedným zo spôsobov, ako zabezpečiť, aby bola vaša správa prijatá - a aby vaša reputácia nebola ohrozená, je okamžité odstránenie týchto 10 nezmyselných fráz z vašich e-mailov.

1. „Buďte prosím upozornení ...“

Táto fráza sa často používa, pretože znie profesionálne, ale vždy je zbytočná. Namiesto toho buďte priamy a výstižný. Ak si nájdete čas na napísanie e-mailu, príjemca už vie, že máte v úmysle ho o niečom informovať. Ak im hovoríte, že to urobíte, podvedome tým urážate ich inteligenciu.

2. „Neváhajte ma kontaktovať ...“

Ak použijete túto frázu, znova uvediete zrejmé. Ľudia vás budú kontaktovať, ak sa zaujímajú o to, čo ste poslali, alebo ak majú otázky týkajúce sa vašej správy. Pretože si môžu sami uplatniť svoju digitálnu slobodu prejavu, nemusí byť potrebné, aby ste ich pozvali alebo im umožnili odpovedať.

3. „Ja len ...“

Ellen Leanseová, zakladateľka spoločnosti Karmahacks, nedávno prehnala niekoľko pierok, keď označila nadmerné používanie slova „just“ v profesionálnej komunikácii u žien. V príspevku na LinkedIn Leanse namieta proti slovu - ktoré podľa nej ženy používajú trikrát až štyrikrát častejšie ako mužov - a hovorí:

Začal som si všimnúť, že „len“ nejde o zdvorilosť: bola to jemná správa o podriadenosti, úcte. Niekedy to bolo samoúčelné. Niekedy až duplicitne. Keď som začal naozaj počúvať, uvedomil som si, že úder frázou takmer vždy správu objasnil a posilnil.

Či už s jej závermi súhlasíte alebo nie (a niekoľko ďalších prominentných hlasov nesúhlasí), jej diskusia o slove „len“ ako „detského“ slova si podľa modelu transakčnej analýzy zverejneného Ericom Bernom zaslúži určité preskúmanie. Medzitým sa obráťte na túto frázu a vyberte si radšej definitívnejší jazyk.

4. „Myslím si ...“

Odosielatelia často používajú slovo „myslím si“, aby minimalizovali potenciálny úder budúceho odmietnutia, ale použitím tejto frázy príjemcovi hovoríte, že si nie ste istí. Kedykoľvek komunikujete - v e-mailoch alebo v skutočnom živote - musíte so svojou správou pôsobiť sebaisto. Ak tak neurobíte, riskujete, že príjemca ignoruje váš názor a kráča vpred s inou myšlienkou. Zobrazenie dôvery na pracovisku je kľúčom k úspechu.

5. „V prílohe nájdete…“ alebo „V prílohe nájdete…“

Môže sa to zdať malé, ale v skutočnosti nemôže byť nič uvedené v e-maile. Súbory možno priložiť, ale do e-mailu sa nedá nič skutočne umiestniť. Pri použití jednej z týchto fráz sa autor vyhýba použitiu zámena „I“, veta však pôsobí archaicky. Jednoducho informujte čitateľa: „Pripojil som ...“

6. „Dúfam, že sa máš dobre ...“

Táto fráza je obvykle napísaná dvakrát. V jednom prípade sa zobrazí tesne predtým, ako príjemcu zasiahnete niečím nežiaducim. Druhou je, keď chcete s niekým predstierať blízky vzťah alebo skutočný záujem, ak oň nemáte. Ak sa skutočne zaujímate o blahobyt niekoho, hovorte o tom radšej priamo ako s touto výplňovou frázou.

7. „Myslel som, že oslovím ...“

Neviem ako vy, ale táto fráza ma núti predstaviť si batoľa, ktoré sa chytí niečoho, čo je mimo dosahu z opierok autosedačky. Zdá sa tiež veľmi plachý a vykresľuje neistotu. Namiesto toho jednoducho napíšte správu alebo otázku a buďte priami. Namiesto toho, aby ste povedali „myslel som si, že vás oslovím,“, povedzte „rád by som vás pohostil na obed a prediskutoval môj podnikateľský nápad.“ Bitie okolo krovia nikomu nepraje. Namiesto toho dajte príjemcovi jasne najavo svoj zámer.

8. 'Môžem ti vybrať mozog?'

Toto v podstate informuje kohokoľvek, komu posielate správu, že mu chcete venovať čas, bez toho, aby vám na oplátku ponúkol niečo hodnotné. Namiesto toho sa podeľte o zaujímavý alebo užitočný pohľad s príjemcom a dajte mu vedieť, že si v budúcnosti prajete obojstrannú spoluprácu.

cuanto mide josie davis

Keď som sa zoradil v hovorových záväzkoch, zistil som, že tento tupý prístup fungoval najlepšie - výsledkom bola 52-percentná úspešnosť pri získaní následnej správy, v porovnaní s 20 - 27-percentnou mierou odozvy pri ostatných metódach, ktoré som vyskúšal.

9. „Koho sa to môže týkať ...“

Existuje niekoľko scenárov, kedy je táto fráza vhodná, ale je ich málo. Ak viete, koho sa vaša správa týka, obráťte sa priamo na túto osobu, namiesto toho, aby ste sa skrývali za tento úvod. Použitie vyššie uvedenej frázy namiesto pomenovania jednotlivca spôsobí, že pôsobíte nedôverčivo a zbytočne formálne. Pred odoslaním e-mailu, ktorý obsahuje tieto slová, stlačte tlačidlo odstránenia.

10. „S pozdravom ...“

V minulosti bola táto fráza populárnym skrátením ovplyvnenejšej uzávierky, ale v dnešnej e-mailovej komunikácii to znie veľmi formálne a neúprimne. Spravidla môžete e-mail zavrieť jednoduchým poďakovaním alebo iba svojím menom. „Na zdravie“ je ďalšia zábavná možnosť, ktorá sprostredkuje priania blaha, bez toho, aby na vás pôsobila upchatým dojmom alebo uviaznutím. V dnešnej dobe všetci chápeme, kedy sa správa skončila. Nie je potrebné ísť do veľkej miery s formálnym uzavretím.

Vykročte na tanier a napíšte lepší e-mail. Vaši kolegovia ocenia stručnosť vašich správ a keď budú vaše žiadosti jasnejšie, dostanete lepšiu odpoveď. V e-maile nie sú potrebné chmýří a plnivo. Jednoducho povedzte, čo máte na mysli. Výsledky budú hovoriť samy za seba.

Aké frázy vás na e-maile najviac otravujú? Podeľte sa o svoje najväčšie e-mailové komentáre v komentároch nižšie.