Hlavná Operácie Najlepší softvér / systémy na správu dokumentov pre malé firmy - 2021

Najlepší softvér / systémy na správu dokumentov pre malé firmy - 2021

Váš Horoskop Na Zajtra

Existuje mnoho dôvodov pre podniky, aby spravovali elektronické súbory a digitalizovali svoje dokumenty. Jednou z výhod je vytvorenie štruktúry na usporiadanie a zdieľanie informácií. rovnako ako redukcia papiera, vytváranie záznamov o audite, zabezpečenie súladu s predpismi a uľahčenie internej a externej spolupráce. Systémy správy dokumentov (DMS) pomáhajú spoločnostiam elektronicky digitalizovať, ukladať, spravovať a sledovať dokumenty, dátové objekty a obrázky. Či už sa jedná o systémy, softvér alebo riešenia, ponuky DMS prichádzajú s rôznymi funkciami a cenovkami. Vymysleli sme niektoré z najlepších v rôznych kategóriách, ktoré vám pomôžu zorientovať sa v tom, čo môže byť neprehľadná škála možností.

V našej recenzii sme našli širokú ponuku ponúk. Niektoré systémy sa zameriavajú na povolenie ukladania, vyhľadávania, zabezpečenia a zahŕňajú niektoré funkcie revízie a zdieľania dokumentov. Iné presahujú rámec DMS a poskytujú množstvo zvonov a píšťaliek (a zásuvných modulov) pre spektrum funkcií, ako je tvorba pracovných tokov, správa úloh, spolupráca, automatické pravidlá a ďalšie.

Vzhľadom na množstvo možností môže byť určenie správneho systému skľučujúcim. Hovorili sme s Jennifer Pankow, manažérkou, klientskou úspešnosťou spoločnosti SHI International Corp., ktorá nám to pomohla zjednodušiť: „Z obchodného rozhodnutia si položte otázku:„ Čo mi to pomôže, aby som vylepšil svoje podnikanie alebo splnil kritickú potrebu? “ To je to, čo zákazníkom pomáhame pozerať a mapovať riešenie. Namiesto uvažovania „potrebujem DMS“ sa opýtajte: „Čo musím urobiť?“ Potom zúžte výber na to, ktoré riešenie to robí a ktoré kúsky to robí. “

¿debby ryan es lesbiana?

Ďalšou otázkou, ktorú je potrebné zvážiť, je: Kde chcem mať svoje súbory uložené? Existujú tri typy DMS: cloudové, lokálne a hybridné.

Cloud: Vďaka tejto službe sú vaše dokumenty v cloudu dodávateľa - pripravené na mobilný prístup kedykoľvek a kdekoľvek, kde máte internet. Úložisko môže byť obmedzené vašou zmluvou (aj keď väčšina služieb ponúka rôzne úrovne úložiska a súvisiace ceny), ale často ide o cenovo dostupnú možnosť, ktorá zahŕňa správu a aktualizácie systému a súbory sa zálohujú do cloudu.

Na predpoklade: Táto možnosť umožňuje väčšie prispôsobenie, keď sa server DMS nachádza na vašom serveri, a neobmedzujete sa iba na ukladanie na úrovni zmluvy. Počiatočné náklady však môžu byť zastrašujúce, údržba IT môže byť extra a pre prípad, že dôjde k výpadku servera, budete musieť implementovať záložný protokol.

Hybrid: Táto kombinácia lokálneho a cloudového prostredia vám umožňuje flexibilitu pri používaní cloudu pre niektoré typy dokumentov, pričom sa vyhnete migrácii staršieho obsahu, ku ktorému nepotrebujete mobilný prístup.

Pri pohľade na možnosti DMS je potrebné brať do úvahy kľúčové faktory:

Zabezpečenie: Jedným z aspektov je vaša schopnosť riadiť prístup a nastavovať povolenia pre dokumenty a súbory v systéme. Je dôležité posúdiť, ako sú tieto súbory bezpečne interne a externe zdieľané. Ďalším aspektom je úroveň bezpečnosti chrániaca vaše údaje tam, kde sú uložené. Ak hľadáte cloudové riešenie, zabezpečte dostatočné zabezpečenie dodávateľa svojich dátových centier na ochranu vašich údajov a dodržanie akýchkoľvek predpisov pre vaše odvetvie.

Skenovanie: Ak sa topíte v papieri, nájdite systém, ktorý umožňuje skenovanie veľkého množstva dokumentov s funkciami pre automatické pomenovanie a ukladanie. Jedna z potenciálnych funkcií, optické rozpoznávanie znakov (OCR), mení skenované dokumenty na editovateľné a prehľadávateľné súbory.

Vyhľadávanie: Je rozumné uistiť sa, že bez ohľadu na to, ako systém organizuje vaše súbory, možnosti vyhľadávania umožňujú fulltextové vyhľadávanie kľúčových slov v súboroch (nielen podľa názvu).

Prístup, úpravy, sledovanie: Aké rozsiahle sú vaše obchodné potreby pri vytváraní, prístupe a zmene dokumentov? Pri kontrole DMS sa pozrite na:

  • Nastavenie prístupu a povolení k dokumentom a súborom, napríklad, sú priradené roly, je prístup nastavený podľa dokumentu, priečinka alebo oboch, môžete nastaviť povolenia podľa jednotlivcov a skupín?
  • Zdieľanie / úpravy súborov, t. J. Existuje registrácia / odhlásenie, môžu editovať viacerí používatelia naraz?
  • Monitorovanie a sledovanie, napríklad, vidíte, kto si dokument prezeral, dostanete protokol o činnosti / audite, môžete nastaviť výstrahy?
  • Ovládanie verzií, t. J. Vidíte históriu verzií, ako systém zabezpečí, že sa pracuje s najaktuálnejšou verziou, či máte prístup k predchádzajúcim verziám?
  • Vytváranie, zhromažďovanie a archivácia, t. J. Aké funkcie sú zavedené po celú dobu životnosti dokumentu od vytvorenia po archiváciu?

Spolupráca: Koľko internej a externej spolupráce potrebujete na splnomocnenie? Aj keď riadenie verzií, úpravy a elektronický podpis môžu byť celkom štandardnými funkciami DMS, niektoré systémy zahŕňajú pracovné toky, spoluautorstvo, správu úloh, výstrahy, správy a ďalšie.

Užívateľská prívetivosť: Chcete čo najbližšie k 100% adopcii systému. Uistite sa, že nástroje a rozhranie sú užívateľsky prívetivé a intuitívne, aby ich váš tím mohol ľahko používať.

Mobilita: Ak je mobilný prístup prioritou, nájdite systém, ktorý je kompatibilný so všetkými zariadeniami. Zvážte ten, ktorý má aplikáciu replikujúcu prácu s počítačom.

Integrácia: V rámci ponúk DMS, ktoré sme skontrolovali, existuje široká škála integračných schopností. Zistite, s akými systémami budete potrebovať svoje DMS na integráciu. Napríklad vaša túžba vyhnúť sa nutnosti presúvať súbory z existujúceho cloudového úložiska, napr. Drobox, Microsoft Cloud, Disk Google atď., Alebo vaša potreba spojiť sa s vašim CRM, systémom na správu obsahu alebo účtovným softvérom môže viesť k rozhodnutiu vášho dodávateľa. .

Podpora: Rovnako ako pri iných službách dodávateľov, určite rozumiete tomu, ako je poskytovaná podpora. Väčšina dodávateľov, ktorých sme skontrolovali, mala niekoľko možností podpory vrátane e-mailu, online chatu a telefónu - aj keď hodiny boli niekedy obmedzené. Niektoré ponúkajú podporu iba prostredníctvom lístkového systému. Vyberte ten, ktorý zodpovedá úrovni a typu podpory, ktorú budete potrebovať.

Cena: Cena DMS sa líši podľa dodávateľa a služby. Ako už bolo spomenuté vyššie, lokálny DMS má značné počiatočné náklady. Avšak s cloudovou službou budete pravdepodobne platiť mesačný alebo ročný poplatok stanovený na základe počtu používateľov za mesiac alebo úložnú kapacitu a ďalšie funkcie môžu zvýšiť náklady. Zvážte teda svoje priebežné náklady a prípadné zvýšenia, ktoré sa vyskytnú, ak sa vaše potreby zvýšia.

Poznámka redakcie: Hľadáte softvér na správu dokumentov pre svoju spoločnosť? Ak by ste chceli získať informácie, ktoré vám pomôžu pri výbere toho pravého pre vás, použite nižšie uvedený dotazník a požiadajte nášho partnera BuyerZone, aby vám zdarma poskytol informácie:

Pri hľadaní DMS „Najlepšie z“ sme našli kvalifikovaných kandidátov v niekoľkých kategóriách:

Celkový víťaz, najlepší softvér / systémy na správu dokumentov pre malé firmy: eFileCabinet

eFileCabinet získava náš hlas ako najlepšieho najlepšieho víťaza v kategórii Softvér / systémy na správu dokumentov pre malé firmy za rok 2018. DF je výlučne to, čo eFileCabinet robí. Jedná sa o robustnú ponuku, ktorá podporuje jeho jednoduché použitie, mobilný prístup, pokročilé vyhľadávanie „nikdy nič nestrácajte“ a vysokú úroveň zabezpečenia.

Klady: Existuje široká ponuka funkcií DMS a pribúdajú nové funkcie, ako napríklad pracovný tok (v súčasnosti k dispozícii v beta verzii). Bezpečnosť a dodržiavanie predpisov sú zameranými oblasťami.

Zápory: Aj keď je podpora zákazníka rýchla prostredníctvom telefónu, e-mailu alebo chatu, je k dispozícii iba počas pracovnej doby. Toto tiež nie je najmenej nákladná možnosť DMS; ale tiež nie najdrahšie.

Prečítajte si našu úplnú recenziu eFileCabinet.

Najlepší bezplatný softvér / systémy na správu dokumentov pre malé firmy: Zoho Docs

Zatiaľ čo mnoho predajcov DMS ponúka bezplatné skúšobné verzie, bezplatné verzie sú zriedkavé. Tie, ktoré sme našli, často umožňovali iba jeden používateľský účet. Ponúka 5 GB úložiska / používateľa až pre 25 členov tímu zadarmo a získal Zoho Docs naše uznanie ako najlepší bezplatný softvér na správu dokumentov pre malé firmy 2018.

Klady: Spoločnosť Zoho Docs sa vyznačuje silným zabezpečením a dodržiavaním predpisov, má priateľské používateľské rozhranie, online fóra pre podporu a mnoho funkcií platených služieb, ktoré sme skontrolovali.

Zápory: Zoho Docs, podobne ako Dokumenty Google, má svoj vlastný formát súborov. Niektorí používatelia uviedli, že práca s dokumentmi Word v tomto systéme je náročnejšia, ako by chceli.

Prečítajte si naše celé Recenzia Zoho Docs .

Najlepší softvér / systémy na správu dokumentov pre zákaznícke služby: eFileCabinet

eFileCabinet získa náš hlas za najlepší softvér / systémy na správu dokumentov pre služby zákazníkom v roku 2018. Aj keď tento DMS môže stáť o niečo viac ako niektorí konkurenti, niekoľko používateľských recenzií uvádza, že to stojí za to kvôli ľuďom a zákazníckemu servisu. Tím úspechu zákazníkov sa zaväzuje, že každý nový zákazník dostane hovor ihneď po zakúpení, aby sa ubezpečil, že produktu úplne rozumie a môže z neho ťažiť ich spoločnosť.

Klady: Keď sme kontaktovali zákaznícky servis prostredníctvom ich troch metód, t. J. Chatu, telefónu a e-mailu, ozvali sme sa veľmi rýchlo a zástupcovia boli priateľskí, profesionálni a ochotní.

Zápory: Zákaznícka podpora je k dispozícii iba počas pracovných hodín (8:00 - 17:00 MT) od pondelka do piatku.

Prečítajte si našu úplnú recenziu eFileCabinet.

ivan lendl esposa samantha frankel

Najlepší softvér / systémy na správu dokumentov pre spoluprácu: SharePoint

SharePoint, DMS od spoločnosti Microsoft, obsahuje mnoho funkcií, ktoré zaujmú spoločnosti alebo tímy, ktoré potrebujú efektívnu spoluprácu. SharePoint je navrhnutý so zámerom „posilniť tímovú prácu“ a „bezproblémovú spoluprácu v celej organizácii“. Je to náš výber najlepšieho softvéru a systémov na správu dokumentov pre spoluprácu v roku 2018.

Klady: Ako produkt spoločnosti Microsoft poskytuje SharePoint vysokú úroveň zabezpečenia a zákaznícku podporu s rôznymi cenovými bodmi. Schopnosti sa zdajú takmer nekonečné pri zvažovaní celej sady ponúk spoločnosti Microsoft, do ktorých je SharePoint integrovaný.

Zápory: Mnohé recenzie naznačujú, že na úplné využitie odbornosti SharePointu je potrebné prispôsobenie. Toto by potenciálne mohlo spôsobiť, že riešenie bude pre malé podniky príliš časovo náročné a nákladné.

Prečítajte si našu úplnú recenziu SharePointu.

Najlepší softvér / systémy na správu dokumentov pre právnické firmy: súbory M.

Pretože právnické firmy pracujú s množstvom papierovačiek, ktoré väčšinou obsahujú dôverné a citlivé informácie, je pri výbere DMS potrebné zohľadniť ďalšie hľadiská. Podľa článku v časopise ABA Journal “ Tu je zákonné obmedzenie týkajúce sa softvéru na správu dokumentov „„ Komponenty na správu dokumentov v softvéri na správu praktík, ktoré advokátska kancelária v súčasnosti používa, môžu stačiť pre sólo praktiky alebo malé firmy v oblastiach praxe, ktoré nie sú náročné na dokumenty. Ale pre malé firmy, ktoré spravujú veľké množstvo dokumentov, môže byť vyhľadanie samostatného systému, ktorý sa dá dobre integrovať do vášho súčasného softvéru na správu a účtovníctvo, mimoriadne prospešné. Vďaka svojej inovatívnej technológii, zabezpečeniu, podpore zhody s údajmi a integračným schopnostiam je naším výberom softvéru a systémov pre najlepšiu správu dokumentov pre právne firmy spoločnosti M-Files.

Klady: Okrem solídnych funkcií DMS, ako sú možnosti skenovania, OCR pre organizovanie a vyhľadávanie a kontrola prístupu, ponúka táto technológia právnym kanceláriám pracovné postupy schvaľovania zmlúv a podporuje eDiscovery.

Zápory: Spoločnosť M-Files neponúka predkonfigurované balíčky, pretože niektorí konkurenti tak robia. Je ťažké odhadnúť, aké náklady bude mať malá právnická firma na získanie funkcií, ktoré potrebujú. Riešenia sú prispôsobené pre každého klienta a cena začína na úrovni 2 000 dolárov ročne.

Prečítajte si vyplnenú recenziu súborov M.

Ostatné služby správy dokumentov

Okrem tých, ktoré sme vybrali v našich kategóriách Best Of, sú tu aj ďalšie spoločnosti, ktoré sme skontrolovali:

Dokmee popisuje svoju ponuku ako bezpečný a ľahko použiteľný systém správy dokumentov navrhnutý na rôzne účely, vrátane snímania a ukladania dokumentov, vyhľadávania a načítania a zdieľania súborov.

Asite sada na správu dokumentov používajú architektúry, inžinierske a stavebné spoločnosti na pracovné toky, správu informácií a dodržiavanie globálnych štandardov.

Cloud DocuWare digitalizuje papierové procesy, umožňuje konfiguráciu vlastných pracovných tokov a integruje sa s ERP, CRM a inými systémami.

Adobe Document Cloud obsahuje aplikáciu Acrobat DC pre produktivitu PDF a Adobe Sign pre integrované elektronické podpisovanie.

Hightail Business , predtým YouSendIt, sa skladá z ich ponúk na zdieľanie súborov a kreatívnu spoluprácu.

Ascencio ONLYOFFICE poskytuje online editory dokumentov a obchodné nástroje produktivity prostredníctvom cloudu alebo súkromnej siete.

Alfresco One od spoločnosti Alfresco Software, Inc. je platforma Enterprise Content Management (ECM), ktorá zahŕňa správu dokumentov, spoluprácu a automatizáciu procesov.

Metodika

Na zúženie nášho zoznamu ponúk DMS sme využili rozsiahlu kontrolu hľadaných výrazov, sociálnych trendov a webového prieskumu. Vyspovedali sme profesionálov v oblasti služieb zákazníkom, ktorí majú skúsenosti s používaním DMS a pomáhaním zákazníkom s ich rozhodnutiami v oblasti správy obsahu alebo nákupu softvéru. Keď sa náš výber zúžil, potom sme skontrolovali webové stránky každej spoločnosti a sledovali ukážky alebo sa prihlásili na testovanie. Porovnávali sme ponuky konkrétne s ohľadom na typ služby, ceny, zákaznícke služby, škálovateľnosť, funkčnosť, jednoduché použitie, recenzie zákazníkov, obchodný a technologický web. recenzie a ocenenia. Ak potrebujete akékoľvek chýbajúce informácie, kontaktovali sme spoločnosť. V tomto procese sme nielen vyplnili informačné medzery, ale aj zhodnotili ich rýchlosť a dôkladnosť reakcie.

Zverejnenie editora: Inc. v tomto a ďalších článkoch píše o produktoch a službách. Tieto články sú redakčne nezávislé - to znamená, že redaktori a reportéri skúmajú a píšu o týchto produktoch bez vplyvu akýchkoľvek marketingových alebo obchodných oddelení. Inými slovami, nikto nehovorí našim reportérom alebo redaktorom, čo majú napísať alebo do článku zahrnúť akékoľvek konkrétne pozitívne alebo negatívne informácie o týchto produktoch alebo službách. Obsah článku je výlučne na uvážení reportéra a redaktora. Všimnite si však, že niekedy v článkoch uvádzame odkazy na produkty a služby. Keď čitatelia kliknú na tieto odkazy a zakúpia si tieto produkty alebo služby, spoločnosti Inc môže byť poskytnutá kompenzácia. Tento reklamný model založený na elektronickom obchode - rovnako ako každá iná reklama na našich stránkach s článkami - nemá žiadny vplyv na naše redakčné pokrytie. Reportéri a redaktori tieto odkazy nepridávajú a ani ich nebudú spravovať. Tieto reklamy, rovnako ako iné, ktoré vidíte na serveri Inc, podporujú nezávislú žurnalistiku, ktorú nájdete na tejto stránke.

Poznámka redakcie: Hľadáte softvér na správu dokumentov pre svoju spoločnosť? Ak by ste chceli získať informácie, ktoré vám pomôžu pri výbere toho pravého pre vás, použite nižšie uvedený dotazník a požiadajte nášho partnera BuyerZone, aby vám zdarma poskytol informácie:

Poznámka redakcie: Hľadáte softvér na správu dokumentov pre svoju spoločnosť? Ak by ste chceli získať informácie, ktoré vám pomôžu pri výbere toho pravého pre vás, použite nižšie uvedený dotazník a požiadajte nášho partnera BuyerZone, aby vám zdarma poskytol informácie:

Zverejnenie editora: Inc. v tomto a ďalších článkoch píše o produktoch a službách. Tieto články sú redakčne nezávislé - to znamená, že redaktori a reportéri skúmajú a píšu o týchto produktoch bez vplyvu akýchkoľvek marketingových alebo obchodných oddelení. Inými slovami, nikto nehovorí našim reportérom alebo redaktorom, čo majú napísať alebo do článku zahrnúť akékoľvek konkrétne pozitívne alebo negatívne informácie o týchto produktoch alebo službách. Obsah článku je výlučne na uvážení reportéra a redaktora. Všimnite si však, že niekedy v článkoch uvádzame odkazy na tieto produkty a služby. Keď čitatelia kliknú na tieto odkazy a zakúpia si tieto produkty alebo služby, spoločnosti Inc môže byť poskytnutá kompenzácia. Tento reklamný model založený na elektronickom obchode - rovnako ako každá iná reklama na našich stránkach s článkami - nemá žiadny vplyv na naše redakčné pokrytie. Reportéri a redaktori tieto odkazy nepridávajú a ani ich nebudú spravovať. Tento reklamný model, rovnako ako iné, ktoré vidíte na serveri Inc, podporuje nezávislú žurnalistiku, ktorú nájdete na tejto stránke.