Už len spustenie e-mailovej aplikácie spôsobí, že sa vaše ramená chytia. A vzrušenie z nadchádzajúcej dovolenky kazí myšlienka, že vás doma budú vítať tisíce nezodpovedaných e-mailov.
Ak vás čítanie a odpovedanie na e-maily necháva vyčerpaného a utláčaného, je čas získajte svoju doručenú poštu pod kontrolou .
Toto nefunguje
Ak ste ako väčšina ľudí, kliknutím na konkrétne správy zistíte, o čo ide. Niekedy odpoviete. Niekedy niečo označíte ako prečítané. Ostatné prečítané správy ich potom zatvoria, možno označia hviezdičkou, aby sa k nim neskôr vrátili.
To nefunguje, pretože sa k nim takmer nikdy nevrátite. Medzitým prichádzajú nové e-maily, ktoré posúvajú tie staršie hlbšie dolu v zozname ... a ďalej od vášho vedomia.
Keď bude vaša doručená pošta preplnená a zaseknutá, stane sa aj vaša myseľ. A všetky tie neopatrné e-maily vám chodia po chrbte mysle ako Damoklov meč.
Niet divu, že sa nedokážeš sústrediť. Niet divu, že správy prepadajú trhlinami. Nečudo, že si vystresovaná.
Zmeňte spôsob myslenia svojej doručenej pošty
Tektonický dopad na vašu doručenú poštu môžu mať dva jednoduché posuny paradigmy:
Paradigm Shift # 1: E-mail by nemal zostať v doručenej pošte.
Predstavte si svoju doručenú poštu ako svoju kuchynskú linku a doručenú poštu plnú nových správ ako veľkú tašku s potravinami. Tie potraviny by si nenechal na pulte, však?
Nie, dali by ste rýchlo podliehajúce skaze do chladničky, konzervy do skrinky, cukor a múku do špajze. Máte nápad.
Prečo teda nechávate všetky tieto e-maily v doručenej pošte? Daj ich preč!
Zmena paradigmy č. 2. Je lepšie hľadať ako triediť.
Kedysi ste museli každý e-mail triediť do akejsi komplikovanej štruktúry priečinkov. Ale tie dni sú už dávno preč.
Najlepší spôsob, ako v súčasnosti „odložiť“ e-mail, je archivovať ho, hneď ako ho vyriešite.
princesa de amor y hip hop bio
Teraz sa nebojte, správa nezmizla. Nájdete ho kedykoľvek budete chcieť pomocou vyhľadávacej funkcie e-mailovej aplikácie.
Použite tieto zmeny paradigmy
Ako uplatňujete tieto základné paradigmy? Rád si požičiam rámec, ktorý môj priateľ Ari Meisel popisuje vo svojej knihe, Menej práce, viac života .
Kedykoľvek si sadnete skontrolovať svoje e-maily, musíte s každým e-mailom niečo urobiť.
Ako vedľajšiu poznámku vypnite e-mailové upozornenia a nekontrolujte nové e-maily každých päť minút. Blokujte sa, povedzme 30 minút naraz, a kontrolujte e-maily iba 2-3 krát denne.
Keď sa teraz dívate na nový e-mail, okamžite urobte jednu z týchto vecí:
Zmier sa s tým
Ak to bude trvať iba 1-3 minúty, pokračujte a odpovedzte na e-mail. Potom to archivujte.
Vymaž to
Ak s e-mailom nič neurobíte, zbavte sa ho archiváciou. V skutočnosti e-mail „odstránite“ z doručenej pošty, ale budete ho môcť v prípade potreby neskôr nájsť.
Odložte to
Ak teraz potrebujete odpovedať na e-mail, ale nemôžete to urobiť v tomto okamihu, môžete to odložiť jedným z niekoľkých spôsobov:
- Presuňte ho do priečinka To-Do
- Pridajte e-mail do služby Gmail Tasks (alebo podobnej funkcie vo svojej e-mailovej aplikácii)
- Pošlite ho e-mailom na svoj účet Asana, aby sa z neho stala úloha
- Použite bezplatný doplnok Boomerang na zasielanie e-mailov v budúcnosti
Podľa vyššie uvedených krokov sa vaše e-maily prestanú hromadiť v doručenej pošte.
Kam odtiaľto ísť
Odteraz konajte podľa každého e-mailu a odstráňte ho z doručenej pošty: Vyriešte ho, odstráňte (archivujte) alebo odložte. Čokoľvek urobíte s novými e-mailmi, nenechajte ich sedieť v doručenej pošte!
A čo nevybavené e-maily vo vašej doručenej pošte?
Vyberte hranicu alebo obdobie, keď e-mailové adresy určitého veku už nie sú dôležité. Napríklad vezmite všetky e-mailové správy staršie ako šesť týždňov (alebo akýkoľvek limit, ktorý si vyberiete), označte ich ako prečítané a archivujte ich.
Zvyšné e-maily ich raz a navždy odložte.
Môže to trvať niekoľko hodín, ale skôr ako sa nazdáte, dosiahli ste Inbox Zero.
Vaša doručená pošta - rovnako ako vaša myseľ - sú prehľadné. Teraz môžete dýchať ľahko a znova si vychutnať e-mail.
