Hlavná Viesť Od začiatku do konca: 5-krokový sprievodca po úspešnom stretnutí

Od začiatku do konca: 5-krokový sprievodca po úspešnom stretnutí

Pre niektorých podnikateľov sú stretnutia rovnocenné s cvičením, nie sú to zábava, ale viete, že sú nevyhnutné. Niekedy sú stretnutia rýchle a dôkladné a inokedy zaberú značnú časť vášho dňa. Bez ohľadu na to, ako dlho stretnutie trvá, najdôležitejšie je, čo z toho získate.

Máte termíny na splnenie, kopu úloh na splnenie a celý tím na správu. Čas sú peniaze a ak sa s nimi nebude zachádzať správne, môžu vám stráviť veľa drahocenných hodín. Vy a vaši zamestnanci môžete postupovať podľa tohto päťstupňového sprievodcu, aby ste z tímových stretnutí vyťažili maximum. Rýchlo si všimnete, že váš tím bude častejšie viesť produktívnejšie stretnutia.



valor neto de cuba gooding jr 2016

1. Vypracovať a distribuovať program.

Príprava programu schôdze vopred vám umožňuje pripraviť solídny herný plán. Na konci stretnutia môžete uviesť všetky dôležité body, o ktorých chcete diskutovať, a ciele, ktoré by ste chceli splniť. Urobte to stručným a dokonca vložte prázdne miesta pre veci, ktoré by ste chceli vedieť.

Na zadnej strane agendy môžete vytvoriť zoznam očíslovaných prázdnych miest pre úlohy. To umožňuje účastníkom schôdze zapisovať si všetko, na základe čoho musia v dôsledku schôdzky konať, a všetko je to na jednom mieste.

Hneď ako je program ukončený, pošlite ho svojmu tímu. Budú schopní vidieť presne to, o čom chcete diskutovať, aké otázky môžete mať a aké nápady alebo obavy by mohli chcieť vyvolať. Program pomáha všetkým cítiť sa organizovane, čo môžu očakávať a čo sa od nich bude počas stretnutia očakávať.



2. Plánujte okolo programu.

Program rokovania je jednoducho zoznamom diskusných bodov. Je nevyhnutné, aby si každý pred schôdzou skontroloval program a pripravil si k jednotlivým bodom zoznam otázok, odpovedí alebo rád. Takto sa bude každý držať témy, bude sa diskutovať o všetkom, čo je potrebné prediskutovať, skôr ako sa presunieme k ďalšiemu bodu programu.

Na konci každej témy sa každého opýtajte: „Má niekto nejaké otázky, skôr ako pôjdeme ďalej?“ Je to šanca položiť ďalšie otázky, zatiaľ čo informácie sú stále čerstvé.

3. Pred každým stretnutím choďte „na tmu“.

Povzbuďte svoj tím, aby vzal so sebou svoju agendu a „zatemnil sa“ alebo ustúpte od rozptýlenia a zamerajte sa na prinášanie aktualizácií a nových nápadov k stolu. Keď sa napríklad rozhodnete pre brainstormingové stretnutie, požiadajte všetkých, aby krátko pred stretnutím venovali 10-15 minút brainstormingu príprave zoznamu nápadov na diskusiu. Môžu dokonca pridať svoje nápady a poznámky do svojej kópie programu ako rýchlu referenčnú príručku.



To vám a vášmu tímu umožní skočiť priamo na schôdzku a obísť stôl, aby ste diskutovali o nápadoch, zatiaľ čo majú na mysli. Namiesto čakania dlhého časového obdobia na rozhovor ďalšej osoby budú všetci pripravení prehovoriť prostredníctvom nápadov a budete mať oveľa väčšiu šancu rozhodnúť sa o najlepšom postupe v ten istý deň. Energia v miestnosti bude nákazlivá a budete radi, keď uvidíte, o koľko produktívnejšie môžu byť tieto stretnutia.

4. Eliminujte rozptýlenie zvonka.

Stretnutia sa vytvárajú s cieľom venovať určitý čas diskusii o dôležitých veciach. Rešpektujte tento čas tým, že so sebou nebudete vyrušovať, napríklad telefón alebo notebook. V opačnom prípade by si kolegovia mohli myslieť, že je neslušné alebo neúctivé vidieť vás, ako píšete alebo neustále kontrolujete telefón.

Pretože však niektorí ľudia môžu potrebovať elektronické zariadenie, aby si mohol robiť poznámky alebo strážiť e-mail, nezabudnite ho nastaviť na tiché nastavenie, aby nezazneli hlasné upozornenia. Ak si prinesiete elektronické zariadenia, povedzte všetkým na začiatku schôdzky, že ich budete používať na písanie poznámok. Tým, že neprinesiete zariadenia alebo nebudete ľudí vopred varovať, prečo si zariadenie práve prinášate, zabránite kolegom v otázkach, či dávate pozor.

5. Končite stretnutia opakovaním dôležitých stretnutí so sebou.

Ako vedúci stretnutia nezabudnite využiť posledných päť minút každého stretnutia na rýchle zhrnutie najdôležitejších udalostí. To pomáha objasniť najdôležitejšie kúsky informácií. Opakovanie toho, čo sa od každého očakáva, že urobí alebo predloží na nasledujúcom stretnutí, je vynikajúci spôsob, ako zabaliť stretnutie a udržať všetkých v plnení úloh.

Získanie hodnoty zo stretnutí by malo byť hlavnou prioritou. Nemajte stretnutia pre veci, o ktorých môžete rýchlo diskutovať prostredníctvom telefónu alebo e-mailu. Uistite sa, že vaše stretnutia sú nastavené na dôležité diskusné témy a vysokú produktivitu. Nechajte svoj tím, aby vám pomohol tento čas rozumne využiť na spoluprácu a plynulý pohyb v projektoch.