Okrem obchodných plánov sú zhrnutia pravdepodobne najdôležitejšie zo všetkých obchodných dokumentov. Je potrebné povedať, že takmer každé veľké rozhodnutie v spoločnosti akejkoľvek veľkosti zahŕňalo zhrnutie počas rozhodovacieho procesu.
Mnoho ľudí, bohužiaľ, nesprávne verí, že zhrnutie je zhrnutím dokumentu, napríklad „Cliff Notes“. Uh, nie.
Účelom zhrnutia je odporučiť rozhodnutie, neposkytnúť informácie. Dlhší dokument poskytuje hĺbkovú analýzu tohto odporúčania.
Voľne založený na rozhovoroch, ktoré som viedol s návrhovým guru Tom Sant , tu je postup, ako napísať zhrnutie, ktoré presvedčí výkonného riaditeľa (alebo výkonný tím), aby urobil rozhodnutie:
1. Popíšte problém, potrebu alebo cieľ.
Pod slovami „ZHRNUTIE“ vysvetlite najviac v jednej alebo dvoch vetách dôvod, prečo je potrebné rozhodnutie. Buďte konkrétni a zahrňte kvantifikovateľné merania, ak je to možné.
Nesprávne:
Tento dokument podrobne popisuje riešenie XYZ. Tu je zhrnutie jeho obsahu ...
Správny:
Zažívame výpadok ročných výnosov o 10 miliónov dolárov z dôvodu výpadkov telekomunikačných sietí.
2. Popíšte požadovaný výsledok.
V jednej alebo dvoch vetách (najviac) opíšte, čo sa bude líšiť, ak sa problém vyrieši, potreba sa splní alebo sa dosiahne cieľ. Neuvádzajte žiadne podrobnosti riešenia.
Nesprávne:
V kapitole 1 popisujeme niekoľko štandardne kompatibilných analógových kondenzátorov ...
Správny:
Podľa našich odhadov (pozri časť 1) zníženie alebo odstránenie týchto výpadkov zvýši našu ziskovosť až o 20%.
3. Popíšte svoje navrhované riešenie.
Pod slovom „NÁVRH“ opíšte v sérii krátkych odsekov prvok vášho riešenia problému (ako v kroku 1), ktorý prinesie požadovaný výsledok (ako v kroku 2).
V každom odseku si pozrite sekcie vo väčšom dokumente, kde je podrobne popísaná časť vášho riešenia. Každý odsek musí byť ostrý a čitateľný. Vyhýbajte sa žargónu, bizblabom a zbytočným abstrakciám. Ak je to možné, usporiadajte odseky do podrobného plánu.
Nesprávne:
Využitie našej existujúcej infraštruktúry zužitkuje minulé investície do technológií a zároveň optimalizuje požiadavky rekvalifikácie. Zvýšená spoľahlivosť spôsobí výbuch našej kritickej produktivity, čím sa vytvorí monetizovaná konkurenčná výhoda.
Správny:
Na riešenie vyššie uvedeného problému navrhujeme nasledujúce:
1. Nakúpte a nainštalujte pilotný systém. To nám umožní otestovať nový softvér bez toho, aby to ohrozilo našu každodennú prevádzku. Požiadavky na tento pilotný systém sú opísané v časti 4.
[ďalšie kroky]
4. Vysvetlite, ako prekonáte riziká.
Každé obchodné rozhodnutie, ktoré nie je samozrejmé, zahŕňa určitú úroveň rizika. Pod hlavičkou „RIZIKA“ preto stručne popíšte tieto riziká a spôsob, akým ich navrhujete prekonať (alebo prečo vlastne nie sú rizikom).
Ešte raz, dodržujte tieto odseky tesné. Používajte obyčajný jazyk. Rovnako ako v predchádzajúcom kroku spojte každý odsek s príslušnou časťou dlhšieho dokumentu.
Nesprávne:
Navrhované riešenie je agnostické od dodávateľa a integruje sa do viacerých systémových architektúr pomocou prispôsobených skriptov pripravených na vykonávanie ...
Správny:
Aby sme mohli previesť celé oddelenie služieb zákazníkom, budeme musieť preškoliť náš servisný personál, čo by mohlo skrátiť reakčný čas oddelenia. Túto možnosť však plánujeme znížiť napísaním prispôsobeného výcvikového manuálu.
5. Požiadajte o rozhodnutie, ktoré chcete urobiť.
Pod nadpisom „ODPORÚČANIE“ opíšte čo najmenej slovami rozhodnutie, ktoré chcete urobiť od vedúcich pracovníkov. Byť špecifický.
Ak rozhodnutie zahŕňa peniaze, uveďte ich sumu. Ak existujú dôvody, pre ktoré musí byť rozhodnutie prijaté do určitého času, vyplňte ich.
Nesprávne:
Naše pretrvávajúce obavy z výpadkov telefónneho systému naďalej ovplyvňujú našu spoločnosť, a preto by sme ich mali riešiť rýchlo.
Správny:
Aby sme mohli dokončiť tento projekt do konca súčasného fiškálneho roka bez toho, aby sme narušili naše súčasné fungovanie, musíme schváliť zvýšenie rozpočtu IT na ďalší štvrťrok o 2 milióny dolárov.
Vzorové zhrnutia
Nižšie sú uvedené dve zhrnutia, ktoré sú popísané vyššie v skutočnom znení. Ak si myslíte, že prvý príklad je umelo nepriehľadný, ubezpečujem vás, že ja osobne som videl horšie. Oveľa horšie.
Nesprávne:
ZHRNUTIE
Tento dokument podrobne popisuje riešenie XYZ. Tu je zhrnutie jeho obsahu:
V kapitole 1 popisujeme niekoľko štandardne kompatibilných analógových kondenzátorov ...
[ďalšie zhrnutia kapitol]
Využitie našej existujúcej infraštruktúry zužitkuje minulé investície do technológií a zároveň optimalizuje požiadavky rekvalifikácie. Zvýšená spoľahlivosť spôsobí výbuch našej kritickej produktivity, čím sa vytvorí monetizovaná konkurenčná výhoda. Navrhované riešenie je dodávateľské agnostické a integruje sa do viacerých systémových architektúr pomocou prispôsobených skriptov pripravených na vykonávanie.
Naše pretrvávajúce obavy z výpadkov telefónneho systému naďalej ovplyvňujú našu spoločnosť, a preto by sme ich mali riešiť rýchlo.
Správny:
ZHRNUTIE
Zažívame výpadok ročných výnosov o 10 miliónov dolárov z dôvodu výpadkov telekomunikačných sietí.
Podľa našich odhadov (pozri časť 1) zníženie alebo odstránenie týchto výpadkov zvýši našu ziskovosť až o 20%.
NÁVRH
Na riešenie vyššie uvedeného problému navrhujeme nasledujúce:
- Nakúpte a nainštalujte pilotný systém. To nám umožní otestovať nový softvér bez toho, aby to ohrozilo našu každodennú prevádzku. Požiadavky na tento pilotný systém sú opísané v časti 4.
[ďalšie kroky]
RIZIKA
- Možnosť kratšieho času odozvy . V etape 3 vyššie uvedeného plánu budeme musieť preškoliť náš servisný personál, čo by mohlo dočasne znížiť priemerný čas odozvy oddelenia. Túto možnosť však plánujeme znížiť napísaním prispôsobeného výcvikového manuálu.
[viac rizík]
ODPORÚČANIE
¿quién es cameron mathison también se casó?
Aby sme mohli dokončiť tento projekt do konca súčasného fiškálneho roka bez toho, aby sme narušili naše súčasné fungovanie, musíme schváliť zvýšenie rozpočtu IT na ďalší štvrťrok o 2 milióny dolárov.
Vážne, ktoré z týchto dvoch zhrnutí si myslíte, že pravdepodobne povedú k najlepšiemu rozhodnutiu?
