Jeff Bezos nedávno zakázal PowerPointu stretávať sa na Amazone a trval na tom, aby stretnutia namiesto toho začínali tichým čítaním tlačeného dokumentu, ktorý obsahuje informácie potrebné na diskusiu o tejto záležitosti.
To nie je prekvapujúce, keď vezmeme do úvahy, že existuje významný vedecký výskum, že použitie aplikácie PowerPoint znižuje organizačnú inteligenciu. Nahradenie PowerPointu „inštruktážnymi dokumentmi“ (ako to urobil Bezos) však nie je len dobrá veda; je to tiež neuveriteľne inteligentný finančný krok, a to z nasledujúcich troch dôvodov:
- Šetrí to čas. PowerPoint komunikuje rýchlosťou, ktorou moderátor hovorí; informačný dokument komunikuje rýchlosťou, ktorú publikum číta. Prezentácia, ktorá by trvala hodinu (bez prerušenia alebo diskusie), je skrátená na iba päť minút.
- Šetrí to čas. Pretože inštruktážny dokument poskytuje dôležité informácie na začiatku stretnutia, všetci sú doslova „na jednej stránke“ a diskusia je kratšia a vecnejšia. Ďalej, pretože prezentácia potrebuje prezentátora, jedného musieť sa stretnutia zúčastnil, aby získal informácie. Vďaka inštruktážnemu dokumentu si môžu ľudia, ktorí potrebujú iba tieto informácie (ale nemusia sa zúčastňovať), jednoducho prečítať a preskočiť schôdzu.
- Šetrí to čas. Inštruktážny dokument vylučuje troch najhorších ľudí, ktorí strácajú čas v PowerPointe: a) Prezentácie „nemôžu-pripnúť-to-Jello-na-stenu“, b) „Nepripravili-tak-som“ -používanie mojich štandardných prezentácií; a čo je najhoršie, c) „Za lásku k Bohu sa vám dostane, prosím, k tomu prekliati?“ prezentácie.
Už som spomínal, že šetrí čas? Dobré, pretože ako som už zdôraznil predtým, priemerný výkonný pracovník trávi okolo 50 percent svojho času na stretnutiach (jedna tretina je úplne zbytočná). Jedná sa o obrovský únik produktivity, ktorý presahuje neslávnu schopnosť aplikácie PowerPoint znižovať organizačnú inteligenciu.
Poďme teda na čísla. Pretože inštruktážne dokumenty sú (minimálne) dvakrát tak časovo efektívne ako PowerPoint a majú tendenciu eliminovať tie zbytočné stretnutia, nahradením aplikácie PowerPoint inštruktážnymi dokumentmi Bezos efektívne zvýšil produktivitu riadenia v celej najmenej 25 percent.
Výskumu a písaniu o kancelárskej technike a technike riadenia sa venujem viac ako 20 rokov. Existuje len málo technológií alebo techník, ktoré keď sa implementujú, majú zhruba taký dramaticky pozitívny vplyv na produktivitu.
Ale to nie je všetko. Zákaz aplikácie PowerPoint v prospech inštruktážnych dokumentov stál Bezos a Amazon presne 0,00 USD. Pre všetky praktické účely je to návratnosť investícií, teda nekonečno.
Celkom chytré, hm?
