Hlavná Ľudské Zdroje Čo zahrnúť do príručky pre zamestnancov

Čo zahrnúť do príručky pre zamestnancov

Manuály pre zamestnancov , príručky zásad a postupov, príručky pre zamestnancov - ako ich chcete nazvať - ​​sú zamestnancami aj zamestnávateľmi často považované za potrebné zlo. Spravidla vytvárajú od zamestnancov zdesenie, najmä ak nie sú jasné, správne napísané a konkrétne pre dané podnikanie, a ak sa zameriavajú hlavne na negativitu - inými slovami, iba zoznam toho, čo nerobiť. Zamestnávatelia zatiaľ zvyčajne prezerajú tieto príručky, pokiaľ ide o to, ako pokryť ich ... aktíva ... v prípade možných súdnych sporov.

Existuje však aj lepší spôsob.



Odborníci tvrdia, že malé a stredné podniky môžu vypracovávať príručky pre zamestnancov, ktoré ich chránia pred súdnymi spormi, a uľahčujú zamestnancom podrobné vysvetlenie zásad spoločnosti. Aby mal zamestnávateľ k dispozícii efektívny politický manuál, mal by si nájsť čas a zistiť, čo je pre podnikanie dôležité, a to tak pri informovaní a šťastných zamestnancoch, ako aj pri dosahovaní obchodných cieľov spoločnosti. „Môže to slúžiť ako príručka a vysvetliť zamestnancom pravidlá hry o tom, čo sa od nich očakáva,“ hovorí Nancy Cooper, predsedníčka pracovnej skupiny pre zamestnanosť Garvey Schubert Barer , právnická firma so sídlom v Portlande v Oregone.

„Je dôležité, aby zamestnanci pochopili, čo sa od nich očakáva a čo môžu od spoločnosti očakávať,“ dodáva Paul Rowson, výkonný riaditeľ spoločnosti Svet v práci , globálne združenie ľudských zdrojov, ktoré sa zameriava na kompenzácie, výhody, pracovný život a integrované celkové odmeny. „Zahŕňa to, ako sa dospieva k rozhodnutiam o odmeňovaní, ako sa hodnotia ich výsledky, ako spoločnosť zaobchádza s vecami, ako sú práceneschopnosť a iné dávky, ako sa spoločnosť pozerá na programy pracovného života a ako sa s nimi bude zaobchádzať v prípade sporu.“ Dodáva, že všetky tieto problémy, ktoré sú podrobne uvedené v príručke, môžu zamestnanca uvoľniť, aby vykonával svoju najlepšiu prácu, a to bez obáv, že zamestnávateľ s nimi bude zaobchádzať nespravodlivo.

Ale diabol je, ako sa hovorí, v detailoch. Úspech príručky pre zamestnancov závisí od toho, čo zahrňujete a ako formulujete pravidlá. Prvým pravidlom pre napísanie víťaznej príručky je, že musí byť napísaná jasným a zrozumiteľným spôsobom a odrážať kultúru podnikania. Zákon musí obsahovať určité zásady. To znamená, že by ste si mali nájsť čas a dozvedieť sa viac o miestnych a štátnych požiadavkách, ako aj o federálnych požiadavkách, hovorí Cooper. V príručke by mali byť uvedené ďalšie politiky na ochranu zamestnávateľa. „Bez ohľadu na dôvody týchto politík by sa mali všetky presadzovať jednotným spôsobom,“ dodáva.



Poznámka redakcie: Hľadáte outsourcing HR pre vašu spoločnosť? Ak by ste chceli získať informácie, ktoré vám pomôžu pri výbere toho pravého pre vás, použite nižšie uvedený dotazník a požiadajte nášho partnera BuyerZone, aby vám zdarma poskytol informácie:

Nasledujúca príručka načrtne, čo musíte zahrnúť do zákona, doložky, ktoré právni experti tvrdia, že by mala obsahovať každá príručka pre zamestnancov, a potom ďalšie voliteľné ustanovenia, ktoré môžete do príručky pre zamestnancov zahrnúť, aby pre vás a vašich zamestnancov fungovala.

Čo zahrnúť do príručky pre zamestnancov: Ustanovenia príručky vyžadované zákonom

Predtým, ako sa pustia do písania príručky pre zamestnancov, musia obchodní vedúci pochopiť, čo musia obsahovať zákony. To môže tiež určiť, ako sa rozhodnete pre zostavenie príručky pre zamestnancov.



Prvým krokom je oboznámenie sa s federálnymi, štátnymi a miestnymi zákonmi o zamestnanosti, ktoré musíte dodržiavať - ​​niektoré sa dokonca musia uvádzať v príručke zamestnancov spoločnosti. Americké ministerstvo práce objasňuje zamestnávateľom informácie o federálnych zákonoch, ktoré majú vplyv na problémy na pracovisku, na svojej webovej stránke na adrese www.dol.gov . Ak vaša firma podniká vo viac ako jednom štáte, môžete mať právne dôvody na napísanie rôznych príručiek pre zamestnancov v každom štáte. „Každý štát má jedinečné zákony o zamestnanosti,“ hovorí Cooper. „Mnoho zákonov na štátnej úrovni hovorí, že to musíte mať v príručke.“

Buck Sexton y la señorita Molly

Váš prístup k príručke pre zamestnancov môže mať vplyv aj na ďalšie problémy. Napríklad ak máte rôzne obchodné jednotky, napríklad výrobný závod a predajné a výskumné pracovisko, možno budete chcieť mať základnú príručku pre každú skupinu zamestnancov rovnakú, ale možno budete chcieť zahrnúť konkrétne zásady pre konkrétne obchodné jednotky. , napríklad ak má jedna obchodná jednotka odborovú organizáciu alebo zamestnancov s hodinovým platom, hovorí Cooper.

Po určení, ako budete pristupovať k príručke pre zamestnancov, musíte určiť, ktoré zásady musíte zahrnúť do zákona. Niektoré spoločnosti ponúkajú softvér alebo šablóny, ktoré môžu byť dobrým začiatkom, ktorý vás prevedie týmto procesom. Politika sa ale môže líšiť štát od štátu. Ak si nie ste istí, aké zásady vyžaduje zákon, mali by ste sa poradiť s organizáciami pre ľudské zdroje alebo so svojím právnym zástupcom. Mnoho štátnych úradov práce má na svojich webových stránkach pre zamestnávateľov aj zoznamy zákonov, ktoré musia dodržiavať pri podnikaní v štáte, čo môže pomôcť pri rozhodovaní o tom, čo majú obsahovať v príručke pre zamestnancov.

Pravidlá, ktoré musíte zahrnúť do príručky pre zamestnancov podľa zákona, môžu obsahovať nasledujúce:

  • Pravidlá rodinnej lekárskej dovolenky . Zákon o rodinnej lekárskej dovolenke federálnej vlády vyžaduje, aby zamestnávatelia určitej veľkosti poskytovali zamestnancom neplatené voľno až do 12 týždňov počas ktoréhokoľvek z 12 mesiacov na narodenie alebo starostlivosť o dieťa, na starostlivosť o najbližšieho člena rodiny so závažným zdravotným stavom. , alebo ak má zamestnanec vážny zdravotný stav. Mnoho štátov má svoje vlastné politiky aj v oblasti neplateného rodinného voľna.
  • Rovnaké politiky v oblasti zamestnanosti a nediskriminácie . Americké ministerstvo práce vyžaduje, aby mnohé podniky zverejňovali informácie o tom, že podnik sa pri prijímaní a povyšovaní riadi zákonmi o nediskriminácii a rovnakých pracovných príležitostiach.
  • Politiky odmeňovania pracovníkov . Mnoho štátov vyžaduje, aby boli zamestnanci písomne ​​informovaní o politikách odmeňovania pracovníkov.

Medzi ďalšie zákony, ktoré môžu vyžadovať zahrnutie do príručiek pre zamestnancov, patria politiky týkajúce sa prispôsobenia zdravotného postihnutia, politiky týkajúce sa vojenskej dovolenky, politiky týkajúce sa ubytovania pre kojencov a politiky týkajúce sa opustenia obetí trestných činov.

Kop hlbšie: Ako zostaviť príručku pre zamestnancov

Čo zahrnúť do príručky pre zamestnancov: Ustanovenia, ktoré by mala obsahovať každá príručka pre zamestnancov

Každá príručka pre zamestnancov by mala mať niekoľko všeobecných odmietnutí zodpovednosti.

Wenworth Miller y Luke Macfarlane
  • Nie zmluva . Je dôležité zdôrazniť, že príručka je práve táto - príručka - a nesľubuje, že bude pokračovať v zamestnaní. Cooper odporúča toto znenie: „Táto príručka nie je zmluvou, výslovnou ani implicitnou, ani nezaručuje zamestnanie na konkrétny dlhý čas. Aj keď dúfame, že náš pracovný pomer bude dlhodobý, buď spoločnosť, alebo vy, môžete vzťah kedykoľvek ukončiť, či už s upozornením alebo bez neho, s odôvodnením alebo bez neho, v rozsahu povolenom zákonom. ““
  • Príručka tromfne predchádzajúce politické dokumenty . Príručka by mala objasniť, že ide o hlavné slovo v politikách spoločnosti. Cooper navrhuje, aby ste používali nasledujúci jazyk: „Táto Príručka pre zamestnancov nahrádza a nahrádza všetky predchádzajúce zásady a postupy vrátane, ale nielen všetkých, memoránd alebo písomných zásad, ktoré mohli byť vydané k témam, na ktoré sa vzťahuje táto príručka.“
  • Pravidlá v tejto príručke sa môžu meniť . Je dôležité nechať trochu krútiť hlavou, pretože časy sa menia, prichádzajú nové problémy a možno budete musieť urobiť revízie. Takto vám spoločnosť Cooper navrhuje, aby ste napísali toto ustanovenie: „Zásady obsiahnuté v tejto príručke slúžia iba ako usmernenie a môžu sa zmeniť, keď to spoločnosť bude považovať za vhodné a potrebné. Z času na čas môžete dostať oznámenie o nových alebo upravených zásadách, postupoch, výhodách alebo programoch. “
  • Stránka s potvrdením zamestnanca . Z dôvodu ochrany vášho podnikania a overenia, že vaši zamestnanci vedia, že vaša spoločnosť dodržuje tieto zákony, je dôležité zahrnúť stránku s potvrdením, ktorú zamestnanec podpíše a vráti. V potvrdení by malo byť uvedené, že zamestnanec chápe, že je jeho zodpovednosťou prečítať si a dodržiavať príslušné zásady. „Chcete mať stránku s potvrdením oddeliteľnú od príručky,“ hovorí Cooper. „Po podpísaní musí ísť do personálneho spisu zamestnanca.“

Kop hlbšie: Nástroje: Potvrdenie prijatia príručky zamestnanca

Čo zahrnúť do príručky pre zamestnancov

Pred napísaním príručky pre zamestnancov by ste si mali tiež nájsť čas a zistiť, čo je pre vás ako firmu dôležité. Záleží vám na tom, ako sa vaši zamestnanci objavujú, keď sú v práci? Chcete, aby sa zdržiavali textových správ počas práce? Zaujíma vás, či blogujú o spoločnosti? Ak je pre vás problém dôležitý a máte očakávania týkajúce sa správania zamestnancov, mali by ste sa ním zaoberať v rámci koncepcie.

„Dôležitými otázkami môžu byť napríklad schopnosť zamestnanca používať mobilné telefóny v práci alebo pri šoférovaní; riešenie vhodného (alebo nevhodného) spôsobu, ktorým zamestnanci po pracovných hodinách diskutujú o zamestnávateľovi v chatovacích miestnostiach alebo na blogoch; alebo dokonca schopnosť zamestnávateľa riešiť problémy spôsobené spôsobmi, ako zamestnanci používajú svoje počítače, e-mail a hlasovú poštu, “hovorí Cooper. „Jednou z najdôležitejších vecí, na ktoré treba pamätať, je, že vaša príručka musí odrážať spôsob vášho podnikania. Ak píšete politiku, buďte pripravení na jej presadzovanie - či už ide o limity stanovujúce pravidlá alebo ciele podporujúce túto politiku. Musíte mať svoju príručku, ktorá bude skutočným odrazom vášho podnikania. “

Musíte sa tiež rozhodnúť, aký tón má vaša príručka vydať. Mnoho príručiek je napísaných z negatívneho hľadiska „nesmie“. Niektoré z najefektívnejších príručiek sú však vypracované z pozitívneho hľadiska. „Určite zamestnanci musia vedieť, aké správanie spôsobí problémy, ako napríklad nadmerné absencie, ale politika nemusí byť napísaná tak, aby sa zameriavala na trest,“ hovorí Cooper.

Tu uvádzame usmernenie, ktoré oddiely môžete zahrnúť do príručky pre zamestnancov:

1. História spoločnosti . Krátka časť venovaná histórii spoločnosti a jej poslaniu, aj keď to nie je potrebné, môže pomôcť nastaviť tón príručky pre zamestnancov. Rowson hovorí, že táto časť môže obsahovať diskusie o poslaní spoločnosti, aký je jej dôvod, kto sú jej zákazníci, aké je jej postavenie na trhu atď. „Môžete hovoriť o zakladateľovi, aby ste získali predstavu o histórii spoločnosti. alebo kultúra, “hovorí Rowson. „Môžete pridať diskusiu o vodcovskom tíme, aby ľudia mali pocit, že vedia, pre koho nakoniec pracujú.“ Cooper varuje, aby v tejto časti nedávali žiadne prísľuby, napríklad sľubujú, že zamestnancom zaplatia najlepší dolár vo vašom odbore, čo by sa dalo ťažko udržať, ak by spoločnosť prepadla ekonomickým ťažkým obdobiam.

2. Pravidlá plateného voľna . V tejto časti sú podrobne vysvetlené zásady spoločnosti týkajúce sa dovoleniek, napríklad spôsob získavania času na dovolenku a plánovanie voľna. Malo by sa tiež vysvetliť, ktoré sviatky spoločnosť dodržiava, vrátane toho, na ktoré sviatky spoločnosť končí, a ak je spoločnosťou reštaurácia alebo iný podnik, ktorý zostáva počas sviatkov otvorený, ako budú zamestnancom odškodnené za ich čerpanie. Možno by ste sa tiež mali zaoberať práceneschopnosťou, rodinnou lekárskou dovolenkou a inými druhmi dovolenky, napríklad vojenskou manželskou dovolenkou.

3. Správanie zamestnancov . V tejto časti môžete diskutovať o dochádzkovej politike, prestávkach na jedlo a dobách odpočinku a o všeobecných očakávaniach správania zamestnancov. To môže zahŕňať stanovenie politiky proti diskriminácii obťažovania zamestnancov, zákaz fajčenia, politiku zneužívania návykových látok, spôsob, akým môžu zamestnanci používať internet alebo e-mail, a dress code - ak máte tento zákon. Možno budete chcieť riešiť, ako by mali zamestnanci zaobchádzať s riešením konfliktov. Urobte túto časť veľmi všeobecnou. „Nerozoberajte príliš veľa podrobností,“ hovorí Cooper. „Je ľudskou prirodzenosťou chcieť zoznam všetkých prijateľných vecí, ale je ľudskou prirodzenosťou, že tiež na niečo zabudneš.“

4. Platby a propagačné akcie . Vysvetlite svoje spôsoby platby a dajte zamestnancom vedieť, či budú dostávať výplaty každý týždeň alebo každé dva týždne alebo čokoľvek iné. To je miesto, kde uvádzate svoju politiku nadčasov, definujete pracovný čas a diskutujete o štruktúre platových tried, aby ľudia vedeli, kam zapadajú v hierarchii, hovorí Rowson. „Posledná vec, ktorú chcete urobiť, keď niekoho najmete, je prekvapiť ho, keď príde jeho výplata,“ hovorí Rowson. „Chcete ľuďom dať vedieť, ako často dostanú výplatu a ako budú dostávať výplatu, ponúkate priamy vklad a koľko výplatných období existuje za rok.“ Môžete tiež hovoriť o tom, aké typy balíkov kompenzácií ponúkate, vrátane toho, či majú zamestnanci nárok na bonusy alebo opcie na akciu a ako funguje proces hodnotenia výkonu. Cooper varuje, že ak označíte politiku rozvoja spoločnosti, musíte si uvedomiť, že spoločnosť a jej manažéri musia túto politiku zakomponovať. „Tam robí väčšina spoločností chyby,“ hovorí. „Sľubujú príliš veľa a nedodržiavajú svoje vlastné politiky.“

5. Výhody . V tejto časti poskytnite zamestnancom všeobecný prehľad výhod, ktoré ponúkate, pokiaľ ide o zdravotnú starostlivosť, starostlivosť o zuby, zrak, životné poistenie atď., Ale o konkrétnych politikách nediskutujte s konkrétnymi spoločnosťami. „Vaše výhody sa môžu často meniť - pravdepodobne častejšie ako v príručke,“ zdôrazňuje Cooper. Hovorte tiež o tom, kto má nárok, či už iba zamestnancom na plný úväzok, alebo či sú zamestnancom na čiastočný úväzok ponúkané balíčky pomerných výhod. Uveďte kritériá oprávnenosti, kedy sa môžete zaregistrovať na dávky a aké sú kritické životné udalosti, počas ktorých môžete dávky meniť - napríklad manželstvo alebo narodenie dieťaťa.

Po zhromaždení všetkých informácií do príručky pre zamestnancov skontrolujte, či je dokument pred jeho distribúciou zamestnancom preverený. Na príprave príručky by sa mal, pokiaľ je to možné, podieľať advokát. „Ak sa zamestnávateľ snaží ušetriť peniaze,“ hovorí Cooper, „minimum, čo by mali urobiť, je nechať ich skontrolovať právnikom, hneď ako sa spoja.“ Dodáva, že táto kontrola by mohla pomôcť vášmu podniku vyhnúť sa budúcim sporom týkajúcim sa správania zamestnancov, ktoré je alebo nie je definované v príručke pre zamestnancov.

Kop hlbšie: Potrebujete politiku sociálnych médií?

ian somerhalder fecha de nacimiento

Čo zahrnúť do príručky pre zamestnancov: odporúčané odkazy

Spoločnosť pre riadenie ľudských zdrojov
http://www.shrm.org
SHRM je najväčšia asociácia na svete venujúca sa riadeniu ľudských zdrojov, ktorá zastupuje viac ako 250 000 členov vo viac ako 140 krajinách.

Americké ministerstvo práce
http://www.dol.gov
Sprievodcovia federálnymi pracovnými zákonmi na webových stránkach ministerstva práce vám môžu pomôcť zaistiť, aby ste vo svojej príručke pre zamestnancov prešli základné informácie.

Príručka pre malé podniky
http://www.osha.gov/Publications/smallbusiness/small-business.html
Príručka ministerstva práce a ochrany zdravia pri práci pre malých podnikateľov môže pomôcť zamestnávateľom zabezpečiť bezpečné a zdravé pracovisko pre svojich zamestnancov.

Príručka zadarmo pre model
http://www.smallbusinessnotes.com
Smallbusinessnotes.com ponúka bezplatnú modelovú príručku. Kompletná príručka politík Inštitútu Alexandra Hamiltona (100 dolárov) je disk CD-ROM s upraviteľnými politikami v súlade s pokynmi pre jednotlivé štáty. And Policies Now je luxusný program (hrtools.com; 199 dolárov), ktorý pomocou sprievodcu otázkami a odpoveďami pomáha pri prispôsobovaní manuálu

Svet v práci
http://www.worldatwork.org
Toto globálne združenie ľudských zdrojov sa zameriava na kompenzácie, výhody, pracovný život a integrované celkové odmeny, aby pomohlo organizáciám prilákať, motivovať a udržať si talentovanú pracovnú silu.

Poznámka redakcie: Hľadáte outsourcing HR pre vašu spoločnosť? Ak by ste chceli získať informácie, ktoré vám pomôžu pri výbere toho pravého pre vás, použite nižšie uvedený dotazník a požiadajte nášho partnera BuyerZone, aby vám zdarma poskytol informácie:

Zverejnenie editora: Inc. v tomto a ďalších článkoch píše o produktoch a službách. Tieto články sú redakčne nezávislé - to znamená, že redaktori a reportéri skúmajú a píšu o týchto produktoch bez vplyvu akýchkoľvek marketingových alebo obchodných oddelení. Inými slovami, nikto nehovorí našim reportérom alebo redaktorom, čo majú napísať alebo do článku zahrnúť akékoľvek konkrétne pozitívne alebo negatívne informácie o týchto produktoch alebo službách. Obsah článku je výlučne na uvážení reportéra a redaktora. Všimnite si však, že niekedy v článkoch uvádzame odkazy na tieto produkty a služby. Keď čitatelia kliknú na tieto odkazy a zakúpia si tieto produkty alebo služby, spoločnosti Inc môže byť poskytnutá kompenzácia. Tento reklamný model založený na elektronickom obchode - rovnako ako každá iná reklama na našich stránkach s článkami - nemá žiadny vplyv na naše redakčné pokrytie. Reportéri a redaktori tieto odkazy nepridávajú a ani ich nebudú spravovať. Tento reklamný model, rovnako ako iné, ktoré vidíte na serveri Inc, podporuje nezávislú žurnalistiku, ktorú nájdete na tejto stránke.