Keď už viac ako 25 rokov spolupracujem so startupmi aj s veľkými spoločnosťami, videl som, že sa vedúci pracovníci tak veľmi zamilovali do svojich „rušivých“ budúcich vízií, takže zanedbávajú krátkodobé plány, ktoré majú veci rozbehnúť. Videl som tiež vedúcich, ktorí sa tak sústredili na implementáciu, že strácajú zo zreteľa svoj účel a stratégiu.
Skutočný úspech nastane, keď skombinujete celkový obraz s konkrétnou činnosťou. Napríklad stredne veľká výrobná spoločnosť, s ktorou som nedávno pracoval, chcela vytvoriť obchodnú stratégiu. Výzvou bolo, že ich vodcovia uskutočňovali toľko projektov, že ľudia sotva mali čas sa stretnúť, aby vytvorili svoj plán. Výkonný tím sa nakoniec stretol a uviedol ich najdôležitejšie príležitosti pre daný rok. Potom sme sa na ne pozreli s novým strategickým objektívom - namiesto toho, aby načrtli „plány“, pre každý z nich definovali „charty“ projektu. Vďaka tomu dokázali ustúpiť a vidieť svoje portfólio príležitostí pomocou nového objektívu, ktorý im pomohol zmeniť prioritu ich zamerania a poskytnúť financovanie projektom s najväčšou prevahou.
Charter projektu je veľmi krátky dokument, ideálne ako jednostránkový, ktorý obsahuje zoznam vašich celkových cieľov a faktorov úspechu pri ich dosahovaní. Je to v podstate podvádzací list, vďaka ktorému sa vy a váš tím sústredíte na to, na čom v priebehu času najviac záleží.
Pri vytváraní projektovej listiny zvážte tieto kategórie a otázky:
- Aký je váš celkový cieľ? (Aký je hlavný problém alebo príležitosť, ktorej sa budete venovať?)
- Aký je rozsah? (Čo budete robiť v porovnaní s tým, čo v rámci projektu výslovne neurobíte?)
- Kto je zapojený? (Akí ľudia alebo skupiny musia byť zapojení a akú úlohu zohrávajú?)
- Aký je obchodný prípad? (Aké sú finančné alebo iné výhody, ktoré projekt prinesie organizácii, zákazníkom alebo iným zainteresovaným stranám?)
- Aké sú opatrenia na dosiahnutie úspechu? (Aké vyčísliteľné metriky použijete na hodnotenie úspechu?)
- Aké zdroje sú potrebné? (Aké finančné prostriedky, čas, materiály alebo iné zdroje sú potrebné?)
- Aká je časová os? (Aké sú hlavné fázy alebo míľniky?)
- Aké sú riziká? (Aké prekážky by mohli zabrániť úspechu?)
- Čo sú faktory úspechu? (Čo je potrebné urobiť alebo zaviesť, aby sa zabezpečil úspech?)
Otázky môžete ľahko upraviť tak, aby vyhovovali vašim potrebám, a to pridaním alebo nahradením niektorých otázok uvedených vyššie.
Charta projektu je strategický nástroj na komunikáciu toho, čo robíte a ako, bez toho, aby ste sa stratili v burine. Najlepší vodcovia zapájajú svoje tímy do budovania charty od nuly, pretože vedia, že ľudia podporujú to, čo pomáhajú vytvárať.
