E-maily sú najbežnejším dokumentom v obchodnom svete. Bohužiaľ, veľa e-mailov je napísaných tak zle, že príjemcovia musia mať problém zistiť, prečo čítajú e-maily a čo s tým majú robiť.
Poznámka: aby ste zdokonalili svoje e-mailové schopnosti, prihláste sa do môjho bezplatný týždenný spravodaj.
cuantos años tiene pernell roberts
Toto je spoľahlivá metóda na písanie e-mailov, ktoré splnia vašu úlohu.
1. Majte na pamäti konkrétne rozhodnutie.
Cieľom e-mailu je vždy prinútiť príjemcu (príjemcov) urobiť nejaké rozhodnutie. Inak prečo sa obťažovať s jej písaním?
Preto skôr, ako niečo napíšete, položte si otázku: presne aké rozhodnutie chcem, aby urobil príjemca?
Rovnako ako pri všetkých obchodných písaniach, neurčitosť je opakom užitočného. Čím jasnejší bude cieľ, tým presvedčivejší bude váš e-mail.
2. Začnite tým, že napíšete svoj záver.
Váš záver je vyjadrením rozhodnutia, ktoré chcete, aby príjemca urobil na základe obsahu vášho e-mailu.
V škole vás pravdepodobne naučili začať úvodom a skončiť záverom. Nesprávne.
Nikto v obchodnom svete nemá čas blúdiť vývojom nápadu. Ak im ihneď neoznámite dôvod e-mailu, je pravdepodobné, že sa posunú ďalej.
Takže začínate svojim záverom. Predpokladajme napríklad, že vaším cieľom je dosiahnuť, aby váš šéf schválil internú telocvičňu.
NESPRÁVNE:
Jim,
Ako viete, absencia zamestnancov je všeobecne považovaná za pretrvávajúci problém s prudkým finančným dopadom, a to tak v našej spoločnosti, ako aj v iných spoločnostiach v našich odvetviach. [yada, yada, yada] Preto by sme mali zvážiť pridelenie peňazí na inštaláciu telocvične v našom ústredí.
SPRÁVNY:
Jim,
Chcem, aby ste schválili inštaláciu vlastnej telocvične.
3. Usporiadajte svoj podporný argument do „stráviteľných častí“.
Keď uvediete svoj záver, porovnajte argumenty, ktoré váš záver podporujú (t. J. Rozhodnutie, ktoré chcete urobiť). Ak chcete, aby boli vaše argumenty stráviteľné, rozdeľte ich na malé kúsky a každý bod označte podobným formátom a štruktúrou viet.
NESPRÁVNE:
Podľa nedávno zverejnenej vládnej správy je skupinová fyzická zdatnosť mimoriadne dôležitá, aj keď len veľmi málo spoločností k nej skutočne preukazuje záväzok! Mnoho firiem identifikuje fyzickú zdatnosť ako podhodnotené konkurenčné aktívum, avšak v tejto oblasti nemá plán zlepšenia, aj keď je fyzická zdatnosť úzko spojená s firemným a individuálnym ekonomickým a osobným úspechom. Mám pocit, že ak sa nebudeme venovať otázke fyzickej zdatnosti, pretože zvyšuje produktivitu pracoviska, zostaneme pozadu.
SPRÁVNY:
Vnútorná telocvičňa:
- Znížiť absenciu.
- Zvýšiť celkovú produktivitu.
4. Posilnite každý argument dôkazmi.
Hovorí sa, že každý má dve veci: zvierač a názor. Pokiaľ neposkytnete fakty, ktoré potvrdzujú vaše argumenty, stane sa z vášho e-mailu jeden gigant, názor, a preto sa v očiach príjemcu budete pravdepodobne javiť ako jeden, obrovský ... no ..., dostanete nápad .
NESPRÁVNE:
Vnútorná telocvičňa zníži absencie, pretože potom ľudia budú chcieť radšej prísť do práce, ako zostať doma, a toľko nebudú chorí.
SPRÁVNY:
- Znížiť absenciu. Podľa prieskumu Národného zdravotníckeho ústavu v 1 000 firmách majú spoločnosti s internými telocvičňami o 20% menej absencie ako tie, ktorým takéto zariadenia chýbajú.
5. Zopakujte svoj záver ako „výzvu na akciu“.
Na konci e-mailu preformulujte záver spôsobom, ktorý príjemcovi poskytne ďalší krok, ktorý musí príjemca podniknúť, za predpokladu, že príjemca teraz s vašim záverom súhlasí, na základe sily vašich argumentov a dôkazov. Snažte sa, aby to bolo jednoduché a konkrétne.
NESPRÁVNE:
Vaša podpora pre tento projekt by bola veľmi ocenená.
SPRÁVNY:
Ak na tento e-mail odpoviete so svojím súhlasom, proces sa začne.
patrimonio neto del dr. bennet omalu
6. Vložte predmet do riadku predmetu.
Váš predmet (alias „názov“) je najdôležitejšou súčasťou e-mailu. Preto ho píšete ako posledný po napísaní svojho záveru, ako aj argumentov a dôkazov, ktoré tento záver podporujú.
V ideálnom prípade by predmet mal splniť dve dôležité úlohy: 1) dostatočne zaujať príjemcu, aby sa e-mail otvoril a prečítal, a 2) z neho vyvodiť záver, ktorý chcete od príjemcu prijať.
Vo väčšine prípadov je najlepším spôsobom na splnenie obidvoch úloh zapuzdrenie výhody (alebo výhod), ktorá bude výsledkom rozhodnutia, ktoré chcete, aby príjemca urobil.
NESPRÁVNE:
Vec: Vplyv interných programov fitnes pre zamestnancov na zdravie
SPRÁVNY:
Vec: Ako môžeme znížiť absencie
Aby som to zhrnul, tu sú dva e-maily:
NESPRÁVNE:
Komu: Jim@Acme.com
Vec: Vplyv interných programov fitnes pre zamestnancov na zdravie
Jim,
Ako viete, absencia zamestnancov je všeobecne považovaná za pretrvávajúci problém s prudkým finančným dopadom, a to tak v našej spoločnosti, ako aj v iných spoločnostiach v našich odvetviach. Vnútorná telocvičňa zníži absencie, pretože potom ľudia budú chcieť radšej prísť do práce, ako zostať doma, a toľko nebudú chorí. Preto by sme mali zvážiť pridelenie peňazí na inštaláciu telocvične v našom sídle. Vaša podpora pre tento projekt by bola veľmi ocenená.
Jill
SPRÁVNY:
Komu: Jim@Acme.com
Vec: Ako môžeme znížiť absencie
Jim,
Chcem, aby ste schválili inštaláciu vlastnej telocvične. Toto bude:
- Znížiť absenciu. Podľa prieskumu Národného zdravotníckeho ústavu v 1 000 firmách majú spoločnosti s internými telocvičňami o 20% menej absencie ako tie, ktorým takéto zariadenia chýbajú.
- Zvýšiť produktivitu. Máme o 50% viac absencií ako iné firmy v našom priemysle, takže zníženie tohto počtu o 20% automaticky zvýši našu produktivitu o 10%.
Ak na tento e-mail odpoviete so svojím súhlasom, proces sa začne.
Jill
Vážne, ktorý z dvoch e-mailov si myslíte, že s najväčšou pravdepodobnosťou posunú vašu agendu vpred?
Páči sa vám tento príspevok? Ak je to tak, zaregistrujte sa na bezplatný informačný bulletin o zdroji predaja .
