Hlavná Domáce Podnikanie 5 tipov na uskutočnenie virtuálneho stretnutia

5 tipov na uskutočnenie virtuálneho stretnutia

Zatiaľ čo ešte nie sme ovládanie humanoidných robotov z pohodlia našich domovov, ako sú postavy vo filme z roku 2009 Náhradníci , čoraz viac sa naše denné interakcie - profesionálne aj osobné - uskutočňujú virtuálnymi prostriedkami.

Pretože vlastníci firiem berú virtuálne udalosti ako nákladovo efektívnu metódu na dosiahnutie nespočetného množstva cieľov, ako sú webové semináre, školenia a konferencie, je dôležité zabezpečiť, aby sa efektívna komunikácia nevymieňala za nižšie úspory. Aj keď je nepravdepodobné, že by virtuálne stretnutie úplne nahradilo potrebu osobne sa stretávať podnikateľov, jeho ľahké prijatie a pohodlie môže slúžiť na zvýšenie produktivity vášho podnikania. Virtuálne stretnutia však nie sú ideálne pre každú situáciu, takže je nevyhnutné vedieť, kedy a ako túto technológiu využiť.

Donna Dennis, prezidentka Leadership Solutions Consulting a tvorkyňa a sprostredkovateľka Americká asociácia pre riadenie trojdňový seminár dňa Vedúce virtuálne a vzdialené tímy , hovorí, že hlavným zameraním sa stala technológia; niekde medzi ľuďmi BlackBerries a e-mailom, mnoho vodcov stratilo prehľad o vzťahoch. „Teraz sa sústredíme na správu úloh, vzťahov a technológií,“ hovorí Dennis, ktorá ďalej rozpracúva svoju pripravovanú knihu Znalostný manažment a e-learning.

Lee E. Miller, ovplyvňujúci tréner a autor knihy UP: Vplyv, sila a perspektíva U: Umenie dostať to, čo chcete „dodáva:„ Najväčšou chybou ľudí je, že predpokladajú, že ovplyvňovanie pri stretnutí tvárou v tvár je rovnaké ako ovplyvňovanie pri virtuálnom styku. Nie je to tak. Pravidlá sa líšia, pretože ľudia pri virtuálnej interakcii reagujú rozdielne. ““

Tu je niekoľko rád, ktoré vám pomôžu uskutočniť úspešné virtuálne stretnutie.

5 tipov na uskutočnenie virtuálneho stretnutia: Ako sa pripraviť

„Prvá vec, ktorú urobíme predtým, ako sa rozhodneme, aké technológie a softvér budú potrebné, je rozhodnúť sa, kto je zúčastneným publikom a aké informácie sa zdieľajú,“ hovorí Drew Bowers, výskumný psychológ zo Skupiny ľudských faktorov University of Dayton Research Institute. „Zistili sme, že pre prezentujúcich je najlepšie, aby buď navrhli svoje údaje alebo prezentáciu podľa prostredia, v ktorom budú prezentovaní, alebo aby si vybrali najlepšie prostredie, ktoré bude reprezentovať údaje, ktoré majú.“ Bowers hovorí: „Nemôžete jednoducho vziať prezentáciu, ktorú ste predniesli pred živé publikum na konferencii, a hodiť ju na videomonitor pre virtuálne publikum a očakávať rovnaké výsledky, pretože ste do istej miery obmedzený. , ako môžete komunikovať so svojím virtuálnym publikom.

inlinebuyerzonewidget
Dennis poukazuje na to, že keď naplánujete schôdzku na fyzickom mieste, môžete byť neformálnejší ohľadne programu schôdze a poskytovania materiálov. Výhodou tiež je, že sa účastníci môžu rýchlo dostať na chodbu, do kávovaru atď. Úspešné virtuálne stretnutie si však vyžaduje oveľa viac predbežnej prípravy. Spoločnosť Colaric odporúča, aby boli virtuálne stretnutia naplánované v dostatočnom časovom predstihu. „Pošlite program vopred, vytvorte vizuály, ktoré posilnia vašu správu, a prepošlite ich všetkým pred stretnutím, pozvite členov každého tímu, ktorí sa musia zapojiť,“ hovorí.

Nezabudnite tiež odoslať prihlasovacie údaje (prístupové kódy, adresy URL a čísla volacích čísel) najmenej deň vopred, aby si účastníci mohli otestovať, či nie je potrebné stiahnutie softvéru. Môžete tiež požiadať účastníkov, aby sa prihlásili najmenej 15 minút pred začiatkom testovania pripojiteľnosti, navrhuje Laura Stack, autorka a prezidentka školiacej firmy zameranej na riadenie času The Productivity Pro. „Vykonajte menovkový hovor a overte, či všetko funguje. Skontrolujte časovú os. Podeľte sa o spôsob, ako vás kontaktovať offline, ak by účastník panelu mal problémy, hovorí Stack.

Poznámka: Ak hostíte jedného moderátora s veľkým naladením publika, je dobré mať sprostredkovateľa určeného na pomoc hlavnému moderátorovi. Facilitátor môže pomôcť účastníkom pri riešení technických problémov, ako aj monitorovať akékoľvek chatovacie otázky, ktoré sa vyskytnú. Ak sa moderátor snaží prečítať chatovacie otázky, spomalí sa priebeh prezentácie.



Dig Deeper: Nový videokonferenčný nástroj spoločnosti iMeet

5 tipov na uskutočnenie virtuálneho stretnutia: Technické nástroje a požiadavky

Krása technológie pre online schôdzky spočíva v tom, že ju môžu využívať aj tí najskalnejší operátori holých kostí. Všetko, čo je potrebné, je pripojenie na internet, zvuk (z reproduktorov počítača, mikrofónu alebo telefónu) a webová kamera (samostatná alebo integrovaná s vaším monitorom / notebookom). Väčšie skupiny môžu tiež potrebovať premietaciu plochu alebo veľký televízny monitor.

Pri výbere služby myslite na „malú“, hovorí Susan Colaric, asistentka viceprezidenta pre inštruktážne technológie na univerzite Saint Leo University v Saint Leo na Floride. „Najúčinnejšie webové konferencie sú tie, ktoré využívajú iba potrebnú technológiu. KIS-; zjednodušte to; je najlepší spôsob, ako ľudí zamerať na vašu správu, a nie na technológiu. “ Zahŕňajú niektoré online webové produkty Adobe Acrobat Connect , GoToMeeting , Microsoft Office Live Meeting a WebEx .

Podnikatelia si musia uvedomiť, že nie každý videokonferenčný systém bude spolupracovať. Pred stretnutím sa vyhnite rozpakom z dôvodu meškania a technických problémov testovaním prepojenia všetkých webov. „Pokus o použitie analógového videosystému na jednom konci a digitálneho systému na druhom konci môže spôsobiť veľké množstvo problémov. Dokonca aj digitálne konferencie môžu byť problematické, ak starší softvérový program vyžaduje aktualizáciu skôr, ako bude môcť hovoriť. „novší program,“ hovorí Bowers.

Kopať hlbšie: Bezletová zóna: Virtuálne stretnutia

con quien esta casado jack black

5 tipov na uskutočnenie virtuálneho stretnutia: Buďte sústredení

Rick Maurer, autor Za múrom odporu a Prečo nechceš, čo chcem? odporúča používateľom odstrániť rušivé prvky. Výhodou virtuálnych stretnutí je schopnosť organizovať ich takmer kdekoľvek; nevýhodou virtuálnych stretnutí je tiež možnosť organizovať ich takmer kdekoľvek. Účastníci schôdzky online môžu volať alebo sa prihlásiť z miestnej kaviarne, letiskových salónikov, domácich kancelárií atď. Ak chcete minimalizovať hluk v pozadí alebo „hluk z cesty“ (nechcete, aby sa pozornosť sústreďovalo na vaše dieťa, domáceho miláčika alebo vyzváňajúce telefóny), môžete zvoliť „stlmenie všetkých účastníkov a prijímanie otázok iba prostredníctvom chatovacieho poľa,“ hovorí Stack.

Maurer tiež odporúča, aby sa nepokúšalo vtesnať do jedného stretnutia viac vecí. „Zamerajte sa na jednu alebo dve témy. Ak musíte pokryť viac položiek, nechajte ľudí čas na strečing, prestávku v kúpeľni alebo doplnenie kávy. Každý segment stretnutia udržujte krátky - nie dlhšie ako 30 minút. “

Poznámka: Pruhované košele neprechádzajú dobre na kameru, ani veľké lesklé šperky. Oba môžu pôsobiť vizuálne rušivo. Snažte sa obmedziť pohyby tela na minimum, pretože nadmerný pohyb môže skutočne zhoršiť kvalitu videa.



Kopať hlbšie: Stretnutie na webe: Ktoré nástroje použiť?

5 tipov na uskutočnenie virtuálneho stretnutia: etiketa

cuantos años tiene jolyn lindsey

„Kľúčom k úspešnej videokonferencii alebo telefonickej konferencii je pripomenutie si, že ste na schôdzke,“ zdôrazňuje Colaric. „Venujte účastníkom svoju plnú pozornosť, ako keby ste boli v tej istej miestnosti. Nenechajte sa rozptyľovať e-mailom, surfovaním po webe ani textovými správami. Snažte sa nejesť a nepiť, aby ste boli pripravení, ak budú otázky smerované na vás. “

Dobré pravidlo? Colaric hovorí: „Vždy, keď vojdete do miestnosti, predpokladajte, že mikrofóny už žijú na iných miestach! To pomáha zabrániť vysielaniu akejkoľvek cudzej konverzácie pred stretnutím, keď to možno nemáte v úmysle. “

Poukazuje tiež na to, že videokonferenčné stretnutia by sa mali v skutočnosti pohybovať o niečo pomalším tempom ako bežné stretnutia, a to z dôvodu dvoj až trojsekundového oneskorenia väčšiny systémov na komunikáciu. Ak vediete schôdzku, po položení otázky sa uistite, či máte dostatok prestávok. Ak ste účastníkom, upozornite sa na seba predtým, ako oslovíte skupinu tak, že rukou signalizujete alebo poviete „otázka“ alebo „komentár“, a potom počkajte niekoľko sekúnd, kým budete pokračovať. “

Účastníci by tiež mali nadviazať očný kontakt pohľadom do kamery. Vďaka tomu bude rozhovor medzi účastníkmi prirodzenejší. Nasleduje rýchly podvádzací list o etikete:



Osem etikiet videokonferencie

Buďte zdvorilí k ostatným účastníkom
Hovorte jasne
Udržujte pohyby tela minimálne
Pohybujte sa a gestikulujte pomaly a prirodzene
Udržiavajte očný kontakt pohľadom do kamery
Oblečte sa primerane
Urobte reláciu animovanou
Buďte sami sebou a bavte sa!

Etiketa 7 nedovolených videokonferencií

Nerobte rušivé zvuky
Nekrič
Nerobte rušivé pohyby
Neprerušujte ostatné reproduktory
Nerobte vedľajšie rozhovory
Nenoste „hlučné“ šperky
Nezakrývajte mikrofón

Zdroj: Úrad informačných technológií na univerzite v St. Leo

Poznámka: Ak podnikáte v zahraničí, pozrite sa na stránky ako napr executiveplanet.com a kissbowshakehands.com zdroje pre medzinárodnú obchodnú etiketu.

Dig Deeper: Prípad a plán pre virtuálnu spoločnosť

5 tipov na uskutočnenie virtuálneho stretnutia: zapojenie účastníkov

Dennis hovorí, že na virtuálnych stretnutiach je tendencia spúšťať sa priamo do úlohy, čo môže negatívne ovplyvniť budovanie vzťahov. Odporúča prelomiť ľady tak, že obíde „virtuálnu“ miestnosť a požiada všetkých, aby sa predstavili a podelili sa o svoje víkendy alebo porozprávali o niečom, na čo sa tešia, aby do konania pridali sociálny prvok. „Všetko, čo môžete simulovať z priameho stretnutia, je dobré.“

Stack hovorí, že povzbudzuje účastníkov, aby predložili svoje otázky týkajúce sa tejto témy pred začiatkom programu. Odporúča tiež ďalšie metódy, ako udržať pozornosť publika počas webináru, napríklad uskutočniť anketu alebo položiť otázku a požiadať o odpovede prostredníctvom chatu.

Spoločnosť Colaric navrhuje časté otázky, aby sa zapojili vzdialení účastníci a udržiaval sa osobný kontakt. Zdôrazňuje však, že vo svojich otázkach buďte výslovní. „Položte konkrétnej osobe konkrétnu otázku. Kladenie otázok s otvoreným koncom na veľké vzdialené publikum bude mať často za následok „mŕtvy vzduch“ a potom viac ľudí naraz. “

Kopať hlbšie: Ako komunikuje virtuálna spoločnosť

cuanto mide ginger zee

Poznámka redakcie: Hľadáte videokonferencie pre svoju spoločnosť? Ak by ste chceli získať informácie, ktoré vám pomôžu pri výbere toho pravého pre vás, použite nižšie uvedený dotazník a požiadajte nášho partnera BuyerZone, aby vám zdarma poskytol informácie:

Zverejnenie editora: Inc. v tomto a ďalších článkoch píše o produktoch a službách. Tieto články sú redakčne nezávislé - to znamená, že redaktori a reportéri skúmajú a píšu o týchto produktoch bez vplyvu akýchkoľvek marketingových alebo obchodných oddelení. Inými slovami, nikto nehovorí našim reportérom alebo redaktorom, čo majú napísať alebo do článku zahrnúť akékoľvek konkrétne pozitívne alebo negatívne informácie o týchto produktoch alebo službách. Obsah článku je výlučne na uvážení reportéra a redaktora. Všimnite si však, že niekedy v článkoch uvádzame odkazy na tieto produkty a služby. Keď čitatelia kliknú na tieto odkazy a zakúpia si tieto produkty alebo služby, spoločnosti Inc môže byť poskytnutá kompenzácia. Tento reklamný model založený na elektronickom obchode - rovnako ako každá iná reklama na našich stránkach s článkami - nemá žiadny vplyv na naše redakčné pokrytie. Reportéri a redaktori tieto odkazy nepridávajú a ani ich nebudú spravovať. Tento reklamný model, rovnako ako iné, ktoré vidíte na serveri Inc, podporuje nezávislú žurnalistiku, ktorú nájdete na tejto stránke.