V dobe internetu , môže sa stať, že klikneš na 'odpovedať', napíšeš rýchlu odpoveď a klikneš na 'odoslať' bez toho, aby si sa zamyslel nad tým, čo si práve napísal. Odborníci sa však zhodujú, že vaše e-mailové správanie má potenciál sabotovať vašu reputáciu osobne aj profesionálne. Spoločnosť Inc.com nadviazala kontakt s niektorými z najskúsenejších e-mailových odborníkov v odbore a dala im zvážiť, ako vylepšiť vašu e-mailovú etiketu.
1. Diskutujte iba o veciach verejných. Všetci sme už počuli príbehy o „súkromnom“ e-maile, ktorý sa nakoniec dostal okolo celej spoločnosti a v niektorých prípadoch aj cez internet. Jednou z najdôležitejších vecí, ktoré treba brať do úvahy, pokiaľ ide o e-mailovú etiketu, je, či otázka, o ktorej diskutujete, je verejná alebo niečo, o čom by sa malo hovoriť za zatvorenými dverami. Pred kliknutím na tlačidlo „odoslať“ si položte otázku, či je diskutovanou témou niečo, čo napíšete na hlavičkový papier spoločnosti alebo zverejníte na nástenke. - Judith Kallos ,
autor knihy E-mailová etiketa je ľahká, E-mail: Príručka a E-mail: Sprievodca písaním dobre
2. Krátko sa predstav. Nepredpokladajte, že osoba, ktorá dostane váš e-mail, vie, kto ste, alebo si pamätá, že vás stretla. Ak si nie ste istí, či príjemca pozná vašu e-mailovú adresu alebo meno, uveďte jednoduché pripomenutie, kto ste v súvislosti s osobou, ktorú oslovujete; formálny a rozsiahly životopis nie je potrebný. - Peggy Duncan , expert na osobnú produktivitu a autor knihy Prekonajte preťaženie e-mailov pomocou lepších návykov, etikety a aplikácie Outlook 2007
Poznámka redakcie: Hľadáte e-mailový marketing pre svoju spoločnosť? Ak by ste chceli získať informácie, ktoré vám pomôžu pri výbere toho pravého pre vás, použite nižšie uvedený dotazník a požiadajte nášho partnera BuyerZone, aby vám zdarma poskytol informácie:
3. Nepoužívajte e-mailové správy. E-mailové správy so zlými správami, prepustenie klienta alebo predajcu, vyjadrenie hnevu, pokarhanie niekoho, znevažovanie iných ľudí v e-mailoch (najmä ak hovoríte o svojom šéfovi niečo menej než láskavé) sú všetko hlavné nie. Pretože sa e-mail môže zdať taký neformálny, mnoho ľudí sa dostane do tejto pasce. Pamätajte vždy na to, že e-mailová korešpondencia trvá večne. - Lindsey Pollak , odborník na kariéru a pracovisko, konzultant pre e-mailovú etiketu a autor knihy Dostať sa z vysokej školy do kariéry
4. Výkričníky používajte s mierou. Maximálny počet výkričníkov v obchodnom e-maile? Jeden. V opačnom prípade riskujete, že budete vyzerať detinsky a neprofesionálne. - Pollak
5. Pri dôverných informáciách buďte opatrní. Zdržiavajte sa diskusie o dôverných informáciách v e-mailoch, ako sú napríklad daňové informácie alebo podrobnosti vysoko citlivého obchodného prípadu. Ak by sa e-mail dostal do rúk nesprávnej osoby, mohli by ste čeliť vážnym - dokonca právnym - následkom. - Peter Post , riaditeľ burlingtonského inštitútu Emily Post vo Vermonte, ktorý ponúka rady týkajúce sa etikety a odpovede na otázky týkajúce sa spôsobov správania, ako sú svadobná etiketa, otázky týkajúce sa rodičovstva a spôsoby stravovania.
6. Reagujte včas. Ak nepracujete na nejakom druhu pohotovostnej kapacity, nie je nutné byť k dispozícii okamžite po doručení e-mailu. Podľa povahy e-mailu a odosielateľa je prijateľná odpoveď do 24 až 48 hodín. - Duncan
7. Zdržte sa odosielania jednorázových linkových liniek. „Vďaka“ a „Och, OK“ v žiadnom prípade neposúvajte konverzáciu. Ak neočakávate odpoveď, neváhajte a v hornej časti e-mailu uveďte „Nie je potrebná odpoveď“. - Duncan
8. Nepoužívajte skratky na skutočné slová, emotikony, žargón alebo slang. Slová od dospelých podnikateľov, ktorí používajú skratky ako „4 u“ (namiesto „pre vás“), „Gr8“ (skvele) v e-mailoch súvisiacich s podnikaním, sú neprijateľné. Ak by ste do svojej obchodnej korešpondencie nevložili smajlíka alebo emotikon, nemali by ste ich vložiť do e-mailovej správy. Čokoľvek z vyššie uvedeného má potenciál na to, aby ste vyzerali menej ako profesionálne. - Duncan
9. Udržujte to čisté. Príjemcov nič nerozčuľuje viac, ako keď ľudia odpovedajú a nechávajú správy chaotické, napríklad e-mailový reťazec, ktorý obsahuje nadmerné množstvo kurzorových znakov (>>>), alebo stránky a stránky e-mailových adries, ktoré neboli chránené pomocou skrytej kópie. Mriežok sa môžete zbaviť výberom textu, pomocou klávesovej skratky Ctrl + F použijete príkaz Nájsť a nahradiť na vyhľadanie mriežky a nahradenie všetkých ničím. Môžete sa zbaviť všetkých e-mailových adries iba odstránením. Vyčistite to a potom odošlite. - Duncan
10. Vo svojom predmete správy jasne uveďte. Pretože sú doručené schránky upchaté stovkami e-mailov denne, je nevyhnutné, aby sa váš predmet dostal k veci. Malo by to byť primerane jednoduché a popisné o tom, o čom ste písali. Očakávajte, že každý e-mail s roztomilým, neurčitým alebo nejasným predmetom bude vyhodený do koša. Dokážte tiež svoj predmet predmetu rovnako opatrne, ako by ste preukázali zvyšok e-mailu. - Príspevok
11. Nenechajte sa zmýliť spamom. Nepoužívajte riadky s veľkým písmenom, malými písmenami a riadkami, ktoré obsahujú adresy URL a výkričníky - ktoré zvyčajne vyzerajú ako spam pre príjemcu. - Judith Kallos ,
autor knihy E-mailová etiketa je ľahká, E-mail: Príručka a E-mail: Sprievodca písaním dobre
12. Váš predmet sa musí zhodovať so správou. Nikdy neotvárajte starý e-mail, stlačte Odpovedať a odošlite správu, ktorá nemá nič spoločné s predchádzajúcim. Neváhajte zmeniť tému hneď, ako sa zmení vlákno alebo obsah reťazca e-mailov. - Peggy Duncan , expert na osobnú produktivitu a autor knihy Prekonajte preťaženie e-mailov pomocou lepších návykov, etikety a aplikácie Outlook 2007
13. Pri odosielaní veľkých príloh poskytnite varovanie. Odosielanie neohlásených veľkých príloh môže upchať doručenú poštu prijímača a spôsobiť odskakovanie ďalších dôležitých e-mailov. Ak posielate niečo, čo má viac ako 500 kB, odosielatelia by sa mali opýtať: „Vadilo by vám, keby som vám poslal prílohu? Kedy by bol pre teba najlepší čas? “ - Kallos
14. Najviac dve prílohy a logický názov. Pokiaľ to nie je výslovne požadované, zdržte sa posielania správ s viac ako dvoma prílohami. Priložené súbory tiež pomenujte logicky, aby príjemca na prvý pohľad poznal subjekt a odosielateľa. - Duncan
15. Ostatné odosielajte alebo kopírujte iba na základe informovanosti. Predtým, ako kliknete na Odpovedať všetkým alebo zadáte mená do riadkov Kópia alebo Skrytá kópia, položte si otázku, či všetci príjemcovia potrebujú informácie vo vašej správe. Ak to neurobia, prečo to poslať? Nájdite si čas a pošlite svoje správy správnym ľuďom. - Duncan
16. Dajte si pozor na odpoveď „odpovedať všetkým“. Nezadávajte „odpovedať všetkým“, pokiaľ to nemusí vedieť každý člen e-mailového reťazca. Chcete sa ubezpečiť, že neposielate všetkým na zozname vaše odpovede - či už to potrebujú vedieť alebo nie. - Duncan
17. Zdvihnite telefón. Ak má téma veľa parametrov, ktoré je potrebné vysvetliť alebo prerokovať, a ktorá prinesie príliš veľa otázok a zmätok, nezaoberajte sa s nimi e-mailom. E-mail by sa tiež nemal používať na rušenie stretnutí, obedov, rozhovorov na poslednú chvíľu a nikdy na ničivé správy. Ak máte zamestnanca alebo priateľa, ktorému musíte doručiť zlé správy, je lepšie telefonovať. Ak je to správa, ktorú musíte doručiť veľkej skupine, e-mail je praktickejší. - Duncan
18. Zhodnoťte dôležitosť vášho e-mailu. Nepoužívajte možnosť s vysokou prioritou. Ak túto funkciu nadmerne využijete, málokto ju bude brať vážne. Lepším riešením je použiť popisné riadky predmetu, ktoré presne vysvetľujú, o čom je správa. - Duncan
19. Zachovajte si súkromie. Ak posielate správu skupine ľudí a potrebujete chrániť súkromie svojho zoznamu, mali by ste vždy použiť skrytú kópiu. Ďalej sa vyhýbajte rozdávaniu e-mailových adries tretej strane (napríklad Evite, informačný vestník atď.). Uistite sa, že adresy, ktoré dobrovoľne odovzdáte tretím stranám, zostanú s nimi, najmä keď je služba, ktorú ponúkajú, bezplatná. - Duncan
20. Držte to krátke a choďte k veci. Dlhý e-mail je minulosťou. Píšte stručne, s veľkým bielym priestorom, aby ste príjemcu nezahltili. Uistite sa, že keď sa pozriete na to, čo posielate, nevyzerá to ako záťaž na čítanie - pokojne použite odrážky. Osoba, ktorá číta váš e-mail, by nemala mať potrebu prehrabávať sa v niekoľkých odsekoch, aby zistila, na čo sa pýtate. V prvých dvoch vetách by ste mali uviesť účel e-mailu. Majte jasno a buďte vpredu. - Lindsey Pollak , odborník na kariéru a pracovisko, konzultant pre e-mailovú etiketu a autor knihy Dostať sa z vysokej školy do kariéry
21. Poznajte svoje publikum. Váš e-mailový pozdrav a odhlásenie by mali byť v súlade s úrovňou rešpektu a formality osoby, s ktorou komunikujete. Píšte tiež pre osobu, ktorá to bude čítať - ak majú sklon byť veľmi zdvorilé a formálne, píšte v tomto jazyku. To isté platí pre príjemcu, ktorý má tendenciu byť neformálnejší a uvoľnenejší. - Lindsey Pollak , odborník na kariéru a pracovisko, konzultant pre e-mailovú etiketu a autor knihy Dostať sa z vysokej školy do kariéry
22. Vždy priložte podpis. Nikdy nechcete, aby niekto musel hľadať, ako sa s vami spojiť. Ak ste zdatní v sociálnych sieťach, zahrňte do svojho podpisu tiež všetky svoje informácie zo sociálnych sietí. Váš e-mailový podpis je vynikajúci spôsob, ako dať ľuďom vedieť viac o vás, najmä ak vaša e-mailová adresa neobsahuje vaše celé meno alebo spoločnosť. - Pollak
23. Automatickú odpoveď používajte iba v prípade potreby. Automatická odpoveď s textom: „Ďakujeme vám za e-mailovú správu. Odpoviem ti, akonáhle to bude možné, je to zbytočné. Jedna vec, ktorú tieto správy robia, je však vynikajúca, keď spamerov upozorníte, že váš e-mail je skutočný a že si vás môžu pridať do zoznamu spamov. - Peggy Duncan , expert na osobnú produktivitu a autor knihy Prekonajte preťaženie e-mailov pomocou lepších návykov, etikety a aplikácie Outlook 2007
24. Trénujte svojich zamestnancov. Majitelia firiem by sa mali ubezpečiť, že ich zamestnanci sú školení v e-mailovej komunikácii - nepredpokladajte, že vedia, čo robia, a čo sa považuje za profesionálne. Nastaviť e-mailové štandardy, ktoré by mali dodržiavať všetci ľudia v spoločnosti. - Pollak
25. Váš e-mail je odrazom vás. Každý e-mail, ktorý pošlete, zvyšuje vašu reputáciu alebo ju zhoršuje. Ak je váš e-mail rozptýlený, neusporiadaný a plný chýb, príjemca bude mať sklon myslieť si na vás ako na rozptýleného, neopatrného a neorganizovaného podnikateľa. Na názoroch iných ľudí záleží a v profesionálnom svete bude pre váš úspech rozhodujúce ich vnímanie vás. - Peter Post , riaditeľ burlingtonského inštitútu Emily Post vo Vermonte, ktorý ponúka rady týkajúce sa etikety a odpovede na otázky týkajúce sa spôsobov správania, ako sú svadobná etiketa, otázky týkajúce sa rodičovstva a spôsoby stravovania.
Poznámka redakcie: Hľadáte e-mailový marketing pre svoju spoločnosť? Ak by ste chceli získať informácie, ktoré vám pomôžu pri výbere toho pravého pre vás, použite nižšie uvedený dotazník a požiadajte nášho partnera BuyerZone, aby vám zdarma poskytol informácie:
Zverejnenie editora: Inc. v tomto a ďalších článkoch píše o produktoch a službách. Tieto články sú redakčne nezávislé - to znamená, že redaktori a reportéri skúmajú a píšu o týchto produktoch bez vplyvu akýchkoľvek marketingových alebo obchodných oddelení. Inými slovami, nikto nehovorí našim reportérom alebo redaktorom, čo majú napísať alebo do článku zahrnúť akékoľvek konkrétne pozitívne alebo negatívne informácie o týchto produktoch alebo službách. Obsah článku je výlučne na uvážení reportéra a redaktora. Všimnite si však, že niekedy v článkoch uvádzame odkazy na tieto produkty a služby. Keď čitatelia kliknú na tieto odkazy a zakúpia si tieto produkty alebo služby, spoločnosti Inc môže byť poskytnutá kompenzácia. Tento reklamný model založený na elektronickom obchode - rovnako ako každá iná reklama na našich stránkach s článkami - nemá žiadny vplyv na naše redakčné pokrytie. Reportéri a redaktori tieto odkazy nepridávajú a ani ich nebudú spravovať. Tento reklamný model, rovnako ako iné, ktoré vidíte na serveri Inc, podporuje nezávislú žurnalistiku, ktorú nájdete na tejto stránke.
