Máte zoznam úloh? Samozrejme - väčšina z nás to robí. Čo však so zoznamom úloh, ktoré sa nedajú robiť? Ukázalo sa, že podľa odborníkov na produktivitu je to rovnako dôležité.
Čo to vlastne je zoznam úloh, ktoré sa nemajú robiť? Nie je to zoznam zlých návykov, ktoré ste odhodlaní porušiť, alebo negatívne správanie, ktorým sa chcete určite vyhnúť. Je to zoznam úloh, o ktorých by ste si mohli myslieť, že by ste ich mali robiť alebo by ste chceli robiť alebo od ktorých vás môže požiadať niekto iný. Ale pretože tieto úlohy ťa neposunú k žiadnemu z tvojich väčších cieľov, nenasýtia tvoju dušu a nie sú pre teba potrebné, je lepšie, keď ich nebudeš robiť. Mali by byť buď ponechané nevrátené, alebo by ste ich mali delegovať na niekoho iného.
Najúspešnejší ľudia, ktorých poznám, hovoria, že veľká kariéra vzniká z toho, čo hovoríte nie. Dáva to zmysel, pretože čas a energia sú pre každého z nás obmedzeným zdrojom a záleží na tom, ako sa rozhodneme tento vzácny zdroj minúť. Konzultant v oblasti riadenia a výkonný kouč píše v Harvardská obchodná recenzia :
Akonáhle prijmete, že musíte urobiť viac ako čas, aby ste to všetko zvládli, je to vlastne oslobodzujúci koncept. Toto uvedomenie vás núti uznať, že existujú položky s nižšou prioritou, ktoré pravdepodobne nikdy nedokončíte. Vymažte tieto nepodstatné prvky, vložte ich do zoznamu úloh a zaviažte sa ich pustiť. To vám zabráni v plytvaní drahocenným časom neustálym prehodnocovaním, či sa k nim dostanete, ktoré by bolo možné lepšie investovať do skutočného dokončenia práce.
cuanto mide el hombre beenie
Zoznam úloh, ktoré nemáte urobiť, vám prinesie jasnosť a pokoj, pretože bude menej hanby a úzkosti nad vecami, o ktorých si myslíte, že by ste ich mali robiť, alebo čo je horšie, povedali niekomu inému, čo urobíte, ale majú problémy sa k tomu dostať. Prinesie to tiež väčšiu transparentnosť a zlepší vaše vzťahy s kolegami a zákazníkmi, pretože už nebudete dávať sľuby, ktoré nemôžete dodržať.
Môže to znieť neintuitívne - už ste dosť zaneprázdnení - ale na vytvorenie zoznamu úloh si vyhraďte trochu času, minimálne pol hodiny. Produktivita, ktorú získate, bude stáť za to. Tu je postup, ako začať:
1. Zostavte všeobecný zoznam kandidátov na zoznam úloh.
Ak sledujete, ako trávite čas (čo sa oplatí urobiť), skontrolujte svoje záznamy, aby ste zistili, nad ktorými úlohami trávite čas každý deň. Pozrite sa na svoj kalendár a všetky poznámky, ktoré máte, ktoré osvetlia presne to, ako trávite svoj pracovný čas. Čokoľvek, čomu venujete čas a čo priamo nesúvisí s vašimi dlhodobými cieľmi a víziou pre seba, by malo určite byť kandidátom. Také by mali byť položky, ktoré sú na vašom zozname úloh už dlhšiu dobu a dotýkajú sa vás, ale ktoré ešte musíte splniť. Veci, o ktoré vás ostatní ľudia požiadajú, by mali byť uvedené na zozname potenciálnych kandidátov, pokiaľ vás neposunú k vašim vlastným cieľom. A nakoniec, každá úloha, pri ktorej vám pri pomyslení napadne srdce, by mala byť kandidátom na váš zoznam úloh.
2. Položte si niekoľko otázok.
Keď získate svojich potenciálnych kandidátov na zoznam úloh, vyzvite každého z nich niekoľkými otázkami. Najprv sa opýtajte: „Pomôže mi táto úloha dosiahnuť moje ciele a prispieť k mojej vízii úspechu?“ Ak je odpoveď nie, pokračujte otázkou: „Budem ja alebo niekto iný trpieť zmysluplnými negatívnymi dôsledkami, ak sa táto úloha nesplní?“ „Je táto úloha urgentná alebo dôležitá?“ Ak je odpoveď na tieto posledné dve otázky tiež kladná, mala by sa táto úloha dostať do vášho zoznamu úloh.
Ak sa niečo javí ako urgentné alebo dôležité alebo by to mohlo mať negatívne následky, ak by sa to nevrátilo, položte si otázku: „Musím byť ten, kto túto úlohu vykoná? Alebo by som to mohol dať niekomu inému delegovaním alebo outsourcingom? “ Ak existuje spôsob, ako dať túto úlohu niekomu inému, mala by sa dostať do vášho zoznamu úloh.
3. Pripravte si niekoľko odpovedí.
Celý bod zoznamu úloh, ktorý nerobíte, spočíva v tom, že budete ochotní a schopní rýchlo povedať nie úlohám, ktoré nezodpovedajú vašim dlhodobým cieľom a nemusíte ich robiť vy. Keď sa do vášho zoznamu úloh budú pridávať nové úlohy, je užitočné pripraviť sa na niektoré rýchle odpovede pre prípad, že by vás ktokoľvek (vrátane vás) požiadal o niečo, čo by nezodpovedalo vašej misii.
Životný tréner Blaz Kos navrhuje vlastne príprava štandardného textu, ktorý môžete rýchlo chytiť a poslať do e-mailu, ak chcete zdvorilo odmietnuť žiadosť o niečo. Možno budete tiež chcieť napísať skripty, ktoré môžete použiť osobne alebo telefonicky, a vymyslieť veci, ktoré by ste mali byť pripravení povedať si vždy, keď nepodstatná úloha objaví svoju škaredú hlavu.
4. Opakujte.
Keď ste vyzvaní, aby ste sa zhostili nových úloh, alebo keď prichádzate s novými nápadmi, ktorým sa chcete venovať, otestujte každú z nich podľa vyššie uvedených otázok. Spĺňa veľmi prísne kritériá na zaradenie do vášho zoznamu úloh alebo patrí do vášho zoznamu úloh? Dajte si pozor na ochranu svojho času a energie a pomocou svojho štítku alebo skriptu podľa potreby odmietajte úlohy.
Pravidelne si kontrolujte zoznam úloh, ktoré majú robiť - aspoň raz za štvrťrok, navrhuje Kos. Keď to budete mať na dosah, možno budete chcieť do zoznamu pridať ďalšie položky. Kto vie? Možno bude niekedy váš zoznam úloh dlhší ako zoznam úloh.
