Hlavná Cloud Computing Ako používať službu Google Apps na zlepšenie vášho podnikania

Ako používať službu Google Apps na zlepšenie vášho podnikania

Zatiaľ čo cloud computing nie je úplne novým konceptom, Google Apps určite vylepšila túto technológiu tak, aby podniky všade mohli využívať jej rýchlosť, dostupnosť a úložisko. Sada Google Apps, ktorá obsahuje také populárne ochranné známky, ako sú Gmail, Kalendár Google a Dokumenty Google, môže zvýšiť plynulosť pracovného toku medzi zamestnancami a dokonca poskytnúť lepšie spôsoby interakcie s klientmi a zákazníkmi. Nasledujúca príručka zdôrazní dôvody a spôsoby implementácie služby Google Apps na zlepšenie fungovania vašej spoločnosti.


Ako používať Google Apps na zlepšenie svojho podnikania: Prečo používať Google Apps?

Jednou z okamžitých výhod, ktoré má Google Apps pre firmy oproti tradičnému počítačovému softvéru, ako je napríklad Microsoft Office, je nákladová efektívnosť. Sada Google Apps za pouhých 50 dolárov ročne obsahuje neobmedzený počet používateľských účtov, prístup ku všetkým aplikáciám spoločnosti Google, 25 GB e-mailového úložiska na zamestnanca, zákaznícku podporu nepretržite a záruku nepretržitej siete 99,9%. (K dispozícii je tiež bezplatná verzia s obmedzeným počtom zabezpečenia siete a používateľských účtov, ako aj s menším počtom aplikácií a úložného priestoru.) V porovnaní s väčšinou obchodného a IT softvéru, ktorý často obsahuje obmedzený počet licencií na nákup (nehovoriac o povinných) externé servery na hosťovanie systému), Google Apps môžu byť len kľúčom k tomu, ako z vášho rozpočtu vyžmýkať pár desetníkov.

„Ak by sme kupovali kópie balíka Microsoft Office pre všetkých používateľov spoločnosti, už teraz šetríme desiatky tisíc dolárov,“ hovorí Brian Wyrick, viceprezident pre operácie v spoločnosti Raidious, ktorá sa zaoberá vývojom obsahu v Indianapolise. Spolu s úsporou nákladov Wyrick hovorí, že Raidious prijal sadu aplikácií Google Apps kvôli dostupnosti, ktorú poskytuje svojim dizajnérom a výrobcom v rôznych častiach krajiny.

„Utilita je vhodná pre každú začínajúcu spoločnosť,“ hovorí Wyrick, „a byť schopný hovoriť s novým personálom po telefóne a vybaviť ich webovým programom bez toho, aby k nim musel IT pracovník poskytnúť prístup, je skvelá vec. “

Ďalšou výhodou služby Google Apps je schopnosť každej aplikácie sa navzájom integrovať - ​​za túto vďačnosť je Ken Hayes, vlastník kalifornskej internetovej reklamnej spoločnosti so sídlom v Toluca Lake, v Kalifornii. „Čo je dobré v službe Google Apps, je skutočnosť, že si môžem pre svoju firmu zriadiť jeden hlavný účet - a môj e-mail, kalendár a web sú prepojené,“ hovorí. „Iste, existujú aj lepšie e-mailové správy, ale nikto neprišiel na to, ako to celé spojiť ako Google.“

Dig Deeper: Google Apps v hre


Ako používať Google Apps na zlepšenie vášho podnikania: zefektívnenie internej komunikácie s Gmailom

Keď Gmail prvýkrát prišiel na scénu, osobný e-mailový klient bol chválený za svoju zdanlivo bezodnú úložnú kapacitu a bleskurýchle možnosti vyhľadávania v doručenej pošte. Vďaka integrácii služby Google Apps však veľa funkcií Gmailu funguje rovnako efektívne aj pre firmy. Jednou z najpriaznivejších charakteristík služby Gmail je opäť faktor cloudu - pretože sa nemusíte obávať nijakého ťažkopádneho softvéru, služba Gmail je vašim zamestnancom prístupná odkiaľkoľvek, bez nutnosti sťahovania kontaktov alebo správ do zariadení.

„Jednou z veľkých vecí služby Gmail je to, že je založená na prehliadači,“ hovorí Wyrick. „Spájame sa prostredníctvom našich telefónov a klientov IMAP. Je to táto schopnosť, keď nemusíte povedať: „Tu je vaša inštalácia Outlooku.“

Konverzácie v Gmaile tiež pomáhajú zjednodušiť správy medzi kolegami. Napríklad, ak je v e-maile odoslaných viac strán účastníkom alebo ak má viac e-mailov rovnaký riadok predmetu, všetky tieto správy sa zoskupia spolu s každým novým odoslaným e-mailom a budú dokonale sedieť na vrchu vašej správy. Doručená pošta a eliminácia ťažkostí s kontrolou predchádzajúcich správ.

Každé kancelárske prostredie by tiež malo mať spôsob odosielania rýchlych správ po minútach a odpoveďou služby Gmail je Google Chat, ktorý je zabudovaný priamo do rozhrania doručenej pošty. „Skutočne sme znížili potrebu nášho interného telefónneho systému,“ hovorí Wyrick o Raidiousovom použití posla. Funkcia četu má tiež súčasť videokonferencie, ktorá môže byť užitočná, keď kolegovia a zamestnanci potrebujú korešpondenciu zo vzdialených miest.

Aj keď je Gmail vynikajúcim e-mailovým klientom, spoločnosť Wyrick odporúča pre váš zdieľaný firemný účet prideliť viacerých správcov účtov. „Keď sa zaregistrujete, už nikdy nebudete chcieť mať všetky vajcia v jednom košíku,“ hovorí. 'Jedného dňa budeš musieť niečo urobiť, keď ten správca nebude k dispozícii.'

Kopať hlbšie: Už nikdy neplatíte za hostenie e-mailov


Ako používať službu Google Apps na vylepšenie firmy: synchronizácia stretnutí a udalostí prostredníctvom služby Kalendár Google

V závislosti od typu vášho podnikania môže byť plánovanie schôdzky skutočnou bolesťou hlavy. Za sledovanie a odovzdávanie dátumov a časov je zvyčajne zodpovedných niekoľko zamestnancov (alebo iba jeden), čo je metóda vedúca k prešmykom a zmeškaným stretnutiam. Vďaka Google Calendar môže viac zamestnancov zverejňovať udalosti v jednom kalendári, ku ktorému má celá spoločnosť prístup a podľa toho ich môže upravovať. Ďalej môžu byť tieto kalendáre farebne odlíšené, aby bol divák oboznámený so zmenami udalostí. Správcovia môžu tiež nastaviť povolenia pre kalendáre, aby položky mohli vidieť a upravovať iba určití zamestnanci.

Greg Cross, zakladateľ spoločnosti Cross Creative, spoločnosti pôsobiacej v oblasti digitálneho marketingu so sídlom v Greenfielde v štáte Indiana, tvrdí, že nedávno vyzval jedného zo svojich hlavných klientov, aby prijal Kalendár Google, ktorý mu pomôže pri triedení a ochrane stretnutí. „[Vlastní] poradenské centrum, prišiel za mnou a povedal:„ Máme štyroch poradcov a hľadáme spôsob, ako si naši klienti môžu naplánovať schôdzky online a uchovať ich v súkromí, “hovorí Cross. „Môžete to nastaviť tak, aby to neukazovalo, že absolvujete poradenské stretnutie s„ John Doe “v oblasti depresie.“

Ďalšou užitočnou funkciou služby Kalendár Google je schopnosť vytvárať udalosti prostredníctvom služby Gmail. Keď k udalosti v kalendári pridáte e-mailovú adresu zamestnanca, zamestnancovi sa pošle pozvánka na potvrdenie jeho účasti. Po potvrdení si každý zamestnanec môže udalosť pozrieť a pridať k nej poznámky.

Dig Deeper: Tech Talk: Reklamná agentúra migruje na webovú aplikáciu


Ako používať Google Apps na zlepšenie vášho podnikania: Zlepšenie spolupráce a projektového riadenia pomocou Dokumentov Google

Google Docs je aplikácia, ktorá umožňuje viacerým používateľom vytvárať a upravovať dokumenty, prezentácie a tabuľky - všetko na webe. Spolupracovníci zvyčajne zdieľajú dokumenty zasielaním e-mailových príloh medzi sebou, čo často vedie k nesprávnym verziám súborov a rozptýleným a nesprávne umiestneným kópiám. V službe Dokumenty Google sa súbor upravuje v cloude, kde sa revízie ukladajú a automaticky obnovujú.

Rovnako ako väčšina ostatných aplikácií Google, aj správcovia môžu v Dokumentoch Google nastaviť povolenia, aby súbory mohli zobrazovať a zdieľať iba určití pracovníci. Ďalšou pohodlnou funkciou je možnosť exportovať dokumenty do rôznych typov prípon súborov, čo môže byť užitočné v časoch, keď klient alebo zákazník čo najskôr potrebuje súbor PDF.

„Dokumenty Google používam interne,“ hovorí Cross. „Mám grafického dizajnéra, ktorý pracuje iba na čiastočný úväzok, takže tam zverejňujem odhady a návrhy klientov.“ Používanie Dokumentov Google na úpravu ďalších bežných súborov, ako sú cestovné poriadky, informačné vestníky a články, môže pomôcť vyriešiť bežné problémy, ktoré vznikajú medzi zamestnancami pri spolupráci na projektoch.

Wyrick z Raidious je rovnako užitočný pre mnohých podnikateľov, pretože hovorí, že treba pamätať na jednu vec, a to na to, že ľudia vo vašom odbore budú mať rôzne stupne počítačových zručností. Takže ak a kedy implementujete Dokumenty Google na vytváranie a úpravu najdôležitejších súborov, hovorí Wyrick, možno bude užitočné určiť šampióna projektu, ktorý aplikácii rozumie.

„Môžu sa nájsť používatelia, ktorí budú zmenami menej nadšení,“ hovorí Wyrick. Nováčikom tiež odporúča, aby často navštevovali pomocníka na webe Google Apps.

Kopať hlbšie: 10 tipov na bootstrapping vašej technológie


Ako používať Google Apps na zlepšenie vášho podnikania: Zdieľanie znalostí spoločnosti s Webmi Google

Webové stránky Google sú základným nástrojom na vytváranie webov, ktorý spoločnosti môžu použiť na vytvorenie súkromného informačného centra pre zamestnancov alebo dokonca verejnej sféry, ktorá slúži ako tvár vašej firmy. Webové stránky Google vám umožňujú importovať informácie z iných aplikácií, napríklad kalendár schôdzok alebo štandardné formuláre klientov, a zverejniť ich na svojom webe, aby k nim mali zamestnanci alebo zákazníci ľahký prístup.

„Webové stránky Google sú ako wiki systém,“ hovorí Hayes, ktorý aplikáciu používa tak, aby on a jeho obchodný partner v Dánsku mohli sledovať podnikové projekty, nápady a dodávateľov. „Mám pripravené sekcie pre nápady konkurentov, ktoré chceme zlepšiť, a dokonca aj problémy, ktoré chceme v rámci nášho podnikania vyriešiť.“

Môžete určiť iba určitých zamestnancov, ktorí majú administratívne schopnosti, t. J. Upravovať a zverejňovať informácie o stránkach, alebo poskytnúť prístup celému tímu (najmä ak pracujete s úzko súvisiacim personálom).

Dig Deeper: Top 10 bezplatných aplikácií a služieb pre firmy


Ako používať Google Apps na podnikanie: Vyhľadanie ďalších zdrojov na Google Apps Marketplace

Ak aplikácie vyrobené výhradne spoločnosťou Google nespĺňajú všetky vaše potreby, nezabudnite navštíviť Google Apps Marketplace, kde nájdete množstvo aplikácií tretích strán - niektoré zadarmo -, ktoré slúžia na rôzne funkcie a integrovať s ostatnými štandardnými aplikáciami. Intuit Online Payroll vám napríklad umožňuje platiť zamestnancom priamo z Kalendára Google a poskytnúť im online prístup k výplatným páskam. Zoho CRM je nástroj na správu vzťahov so zákazníkmi, ktorý pomáha zlepšovať interakciu s klientom rôznymi spôsobmi, napríklad sledovaním a triedením e-mailových konverzácií.

Greg Cross z Cross Creative používa na rozšírenie možností služby Kalendár Google aplikáciu Tungle.me, ktorá umožňuje členom zverejňovať verejné plány, prijímať žiadosti o schôdzky a obmedzovať dvojité rezervácie. „Naozaj to pomáha mainstreamovať môj pracovný tok,“ hovorí Cross. „Keď osoba potvrdí schôdzku, zobrazí sa v mojom kalendári [Google] a zobrazí sa mi upozornenie na telefóne. Takže medzi spoluprácou týchto dvoch funkcií to pre mňa funguje skvele. “

Podľa spoločnosti Cross sa služba Google Apps pre firmy stáva rýchlo nevyhnutnosťou a menej elegantným produktom, ktorý je potrebné vyskúšať. Interoperabilita aplikácií spolu s dostupnosťou cloudu podľa neho poskytuje mnohým ľuďom príležitosť prvýkrát efektívne využívať kancelársku technológiu. „Bude zaujímavé sledovať, ako ďalšie softvérové ​​spoločnosti prežijú v budúcnosti, pretože webové aplikácie nie sú iba módnou módou,“ hovorí Cross. „Nie je to„ vlna budúcnosti “- je to práve teraz.“

Dig Deeper: 5 skvelých softvérových balíkov pre bootloadery